(HPĐT)- Nhằm tạo nguồn dữ liệu “sống, sạch, đủ, chính xác”, hình thành kho dữ liệu điện tử, Bảo hiểm xã hội (BHXH) Hải Phòng đẩy mạnh công tác số hóa hồ sơ trong tiếp nhận, giải quyết, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Từ năm 2022 đến nay, BHXH Hải Phòng thực hiện số hóa gần 26.000 hồ sơ giấy đề nghị hưởng các chế độ BHXH. Nhờ đó, nâng cao hiệu quả cung cấp dịch vụ công, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính cũng như thụ hưởng các chế độ, chính sách.
Bộ phận “một cửa” Bảo hiểm xã hội thành phố được trang bị máy móc để phục vụ công tác số hóa hồ sơ.
Tiết kiệm thời gian, chi phí
Chưa đầy một phút sau khi gõ thông tin tìm kiếm, hồ sơ hưởng chế độ của ông N. Đ. K., ở phường Lạc Viên (quận Ngô Quyền) hiển thị đầy đủ bản scan các quyết định, giấy tờ, thông tin liên quan trên giao diện phần mềm lưu trữ hồ sơ điện tử. Đề nghị của cơ quan BHXH được sao lục hồ sơ cho ông K. để làm căn cứ xét hưởng các chế độ khác nhanh chóng được Trung tâm Lưu trữ (BHXH) Việt Nam xác nhận trên phần mềm điện tử. Ngay trong ngày, bản sao lục được phê duyệt, bộ hồ sơ được in ra, đóng dấu sao y bản chính của BHXH Hải Phòng có đủ hiệu lực pháp lý trong việc giải quyết chế độ chính sách. Ông K. nhận xét, việc số hóa, lưu trữ hồ sơ điện tử giúp giản lược, đơn giản hóa các thủ tục hành chính, qua đó, giúp người dân tiết kiệm thời gian, chi phí.
Phó chánh Văn phòng BHXH Hải Phòng Lê Thị Hải Yến cho biết: Trước đây, sử dụng hồ sơ giấy, mỗi khi BHXH địa phương cần sao lục hồ sơ để giải quyết chế độ, chính sách hoặc người dân, người lao động thất lạc giấy tờ tìm đến cơ quan BHXH đề nghị hỗ trợ, cán bộ lưu trữ phải mất khoảng 8 giờ tìm kiếm, xử lý. Các đề nghị sao lục gửi qua từng cấp quản lý đến kho lưu trữ của BHXH Việt Nam, lấy được kết quả để quay trở lại nơi đề nghị phải mất từ 5-10 ngày. Nhưng với phần mềm lưu trữ điện tử hiện nay, toàn bộ quy trình khai thác thông tin chỉ tính bằng phút, thậm chí bằng giây. Không có khoảng cách khác biệt kể cả ở thành phố, quận, huyện hay vùng sâu, vùng xa.
Hiện, bên cạnh lưu trữ hồ sơ giấy, BHXH Hải Phòng đang đẩy mạnh công tác số hóa toàn bộ hồ sơ giấy (trừ sổ BHXH) để cập nhật lên hệ thống lưu trữ tập trung của BHXH Việt Nam. Kết quả từ đầu năm 2022 đến nay, BHXH Hải Phòng thực hiện số hóa, giải quyết gần 26.000 hồ sơ hưởng các chế độ BHXH. Theo đó, chỉ với 4 trường thông tin cơ bản (họ tên, ngày tháng năm sinh; số sổ BHXH; đơn vị công tác trước khi nghỉ hưu, cơ quan ra quyết định hưởng chế độ; thời điểm hưởng lương hưu), giúp cơ quan BHXH bảo đảm được tính chính xác khi truy xuất thông tin và liên thông, chia sẻ kết quả giải quyết chế độ với các đơn vị liên quan. Đồng thời, bảo đảm an toàn dữ liệu trong điều kiện thời tiết, thiên tai và hỏa hoạn diễn biến phức tạp, nhất là đối với những hồ sơ phải lưu trữ kéo dài đến 70 năm - Phó chánh Văn phòng BHXH Hải Phòng Lê Thị Hải Yến thông tin.
Nỗ lực đẩy nhanh tiến độ số hóa hồ sơ
Theo thống kê của BHXH Hải Phòng, trung bình mỗi tháng, bộ phận “một cửa” tiếp nhận hàng nghìn hồ sơ giấy đề nghị giải quyết các chế độ BHXH, tạo áp lực lớn đối với đội ngũ cán bộ, nhân viên trong công tác số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Để đẩy nhanh tiến độ số hóa hồ sơ, BHXH Hải Phòng sử dụng 34 máy sao chụp chuyên dụng cho bộ phận tiếp nhận và quản lý hồ sơ của các đơn vị để phục vụ công tác số hóa hồ sơ; 100% số cán bộ tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính được cấp chữ ký số chuyên dụng của Ban Cơ yếu Chính phủ để thực hiện nhiệm vụ. Cùng với đó, BHXH Hải Phòng chú trọng “số hóa” quy trình nghiệp vụ thông qua ứng dụng công nghệ thông tin. Việc giải quyết hồ sơ, luân chuyển các quyết định, giấy tờ, biểu mẫu… giữa các bộ phận nghiệp vụ, giữa bộ phận nghiệp vụ đến cán bộ quản lý, giữa các cơ quan BHXH với nhau đều được thực hiện trên hệ thống phần mềm quản lý và được phê duyệt bằng chữ ký số. Đến nay, tất cả dữ liệu nghiệp vụ của ngành BHXH đều được liên thông, kết nối và đồng bộ, bảo đảm việc triển khai các hoạt động nghiệp vụ trên các phần mềm công nghệ thông tin, bảo đảm chính xác tuyệt đối, tránh nhầm lẫn, sai sót.
Theo Phó giám đốc BHXH Hải Phòng Nguyễn Văn Thạnh, nhằm đạt mục tiêu đến năm 2025, 100% số hồ sơ, giấy tờ kết quả giải quyết thủ tục hành chính được số hóa, kết nối, chia sẻ dữ liệu phục vụ giải quyết thủ tục hành chính; giảm thời gian chờ đợi của người dân, doanh nghiệp xuống còn tối đa 15 phút/1 lượt giao dịch vào năm 2025, thời gian tới, BHXH Hải Phòng tiếp tục bố trí, bảo đảm các điều kiện về phương tiện, thiết bị và nguồn nhân lực đẩy nhanh tiến độ số hóa hồ sơ, kiên quyết không để tồn đọng hồ sơ giấy; phát động phong trào thi đua số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính tại các đơn vị; gắn số hóa hồ sơ với quá trình tiếp nhận, xử lý thủ tục hành chính tại bộ phận “một cửa”, tạo cơ sở hình thành dữ liệu “sống, sạch, đủ, chính xác”. Ngành BHXH tăng cường tuyên truyền, vận động người dân, đơn vị doanh nghiệp sử dụng phương thức giao dịch điện tử, tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích./.
Bài và ảnh: HOÀNG XUÂN
