Ngay từ đầu năm 2018, lãnh đạo Chi cục chỉ đạo thành lập nhóm phân tích thực trạng và nhận diện rủi ro, cơ hội trong hoạt động quản lý và giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) của chi cục. Nhóm có trách nhiệm tiến hành tổ chức, thực hiện phân tích bối cảnh và đưa ra các đối sách, phương hướng giải quyết phù hợp, kịp thời. Sau khi lập kế hoạch phân tích thực trạng và rủi ro, nhóm yêu cầu từng phòng nhận diện và phân tích bối cảnh nhằm xác định những thuận lợi và khó khăn để đưa ra phương án giải quyết theo các bước cụ thể. Đó là xây dựng kế hoạch, lựa chọn cá nhân thích hợp, có liên quan đến việc phân tích bối cảnh và xác định rủi ro để thành lập nhóm. Trong nội bộ cơ quan, nhóm xem xét các chức năng, nhiệm vụ và hiệu quả hoạt động của các phòng theo từng giai đoạn; phân tích các tác động của nguồn lực; phân tích chiến lược, những yếu kém, trục trặc khi phối hợp các phòng… Với bên ngoài, nhóm phân tích sự thay đổi của các quy định của văn bản pháp luật nhà nước; các yêu cầu, mong muốn từ phía các tổ chức, cá nhân; quy định của các cơ quan kiểm tra, giám sát. Thư ký ISO của đơn vị sẽ tổng hợp thông tin từ các thành viên trong nhóm; cử thành viên theo dõi, giám sát, lập phương án khắc phục rủi ro và báo cáo lãnh đạo Chi cục để xem xét, chỉ đạo thực hiện.
Theo Chi cục trưởng Chi cục Văn thư- Lưu trữ Phạm Thị Thu Hương, trong quá trình xây dựng triển khai quy trình nhận diện bối cảnh hoạt động, xác định rủi ro, cơ hội tại đơn vị gặp một số thuận lợi, khó khăn. Về thuận lợi, nhận thức rõ việc áp dung ISO trong hoat dộng tại Chi cục đang là yêu cầu cấp bách trong cải cách hành chính nhà nước, nên được lãnh đạo chi cục quan tâm, tạo điều kiện. Sự phối hợp hỗ trợ, giúp đỡ của Sở KHCN thông qua công tác đào tạo, bồi dưỡng, hỗ trợ kinh phí… tạo thêm điều kiện cho việc tổ chức thực hiện. Về khó khan, do hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư lưu trữ chưa hoàn chỉnh, một số văn bản chưa thống nhất, kịp thời nên việc xác định rủi ro và đối sách giải quyết trong quy trình nhận diện bối cảnh hoạt động, xác định rủi ro, cơ hội gặp nhiều khó khăn. Cơ sở vật chất về công tác văn thư, lưu trữ chưa đầy đủ để tiến hành áp dụng ISO một cách hiệu quả cao; đội ngũ cán bộ chưa được trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn, kiến thức về ISO và tin học; sự phối hợp giữa các phòng đôi khi chưa nhuần nhuyễn dẫn đến lúng túng khi triển khai nhiệm vụ…
Từ phương án của các nhóm phân tích thực trạng và nhận diện rủi ro, cơ hội trong hoạt động quản lý và giải quyết TTHC đề xuất, lãnh đạo Chi cục đề ra các giải pháp thực hiện. Đó là ban hành đồng bộ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, làm cơ sở xây dựng các quy trình trong HTQLCL cho hoạt động văn thư, lưu trữ của cơ quan. Xây dựng hoàn thiện quy chế làm việc của cơ quan rõ ràng, chặt chẽ, nâng cao công tác phối hợp giữa các phòng. Chi cục cũng chuẩn bị nguồn lực cho việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO bằng việc mở các khóa học ngắn hạn cho cán bộ, công chức, viên chức. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, điều kiện làm việc; nghiên cứu, học hỏi để nắm chắc quy định, yêu cầu việc thực hiện quy trình nhận diện bối cảnh hoạt động, xác định rủi ro, cơ hội để bảo đảm thực hiện chặt chẽ, hiệu quả cao.
Tường Minh
