Giảm áp lực về chứng thực ở cấp xã

Từ 1/11/2025, Nghị định số 280/2025/NĐ-CP của Chính phủ chính thức có hiệu lực, trong đó sửa đổi, bổ sung khoản 9 của điều 2 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP theo hướng mở rộng diện thực hiện chứng thực.

Theo đó, người thực hiện chứng thực là Chủ tịch UBND cấp xã, người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định; công chứng viên của phòng công chứng, văn phòng công chứng (tổ chức hành nghề công chứng); viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của cơ quan đại diện ngoại giao...

So với quy định cũ, Nghị định số 280 đã mở rộng thêm diện thực hiện chứng thực là người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định. Đây là một giải pháp quan trọng để giảm áp lực trong quá trình giải quyết hồ sơ chứng thực, hỗ trợ người dân, doanh nghiệp tốt hơn.

Thời gian đầu vận hành chính quyền địa phương 2 cấp, tại một số địa phương đông dân, nhu cầu về chứng thực lớn, gần như toàn thời gian làm việc, lãnh đạo cấp xã phải có mặt ở trung tâm phục vụ hành chính công cấp xã để ký hồ sơ chứng thực. Trong khi đó, họ vẫn phải triển khai các nhiệm vụ khác liên quan đến quản lý địa phương, kiểm tra trật tự đô thị, tiếp công dân…

Sau sáp nhập, UBND cấp xã còn tiếp nhận, giải quyết thêm nhiều đầu việc vốn thuộc thẩm quyền của cấp huyện trước đây như: đăng ký hộ kinh doanh, đăng ký biến động quyền sử dụng đất, cấp giấy phép xây dựng…

Dành quá nhiều thời gian để để giải quyết hồ sơ chứng thực sẽ làm giảm tiến trình thực hiện các nhiệm vụ, nội dung công việc khác của lãnh đạo cấp xã. Nhưng nếu lãnh đạo xã không sát sao trong thực hiện thủ tục chứng thực sẽ ảnh hưởng đến quá trình phục vụ người dân, doanh nghiệp.

Đây chính là áp lực rất lớn đối với lãnh đạo cấp xã cần được san sẻ, nhất là công tác chứng thực, để bảo đảm đồng bộ giữa thực hiện nhiệm vụ chính trị của địa phương và hỗ trợ người dân, doanh nghiệp.

Dù khó khăn, song trong 4 tháng thực hiện chính quyền địa phương 2 cấp, các trung tâm phục vụ hành chính công cấp xã trên địa bàn thành phố Hải Phòng đã tiếp nhận, giải quyết gần 680.000 hồ sơ thủ tục hành chính. Trong đó có hơn 70% số hồ sơ thủ tục hành chính liên quan đến thủ tục chứng thực giấy tờ, sao y bản chính...

Nghị định số 280 thể hiện tính hợp lý, kịp thời và việc phân cấp, ủy quyền thực hiện nhiệm vụ chứng thực cũng là minh chứng cụ thể của chủ trương “địa phương quyết, địa phương làm, địa phương tự chịu trách nhiệm”.

Dù các quy định đã tạo cơ sở hành lang pháp lý cơ bản để các địa phương thực hiện, song lãnh đạo cấp xã cần chú ý trong việc lựa chọn cán bộ có chuyên môn vững vàng, năng động, thạo việc để giúp việc, hỗ trợ lãnh đạo xã trong giải quyết thủ tục hành chính; bảo đảm đúng quy trình, tiến độ và nâng cao mức độ hài lòng của người dân, doanh nghiệp đối với sự phục vụ của các cơ quan hành chính nhà nước.

Bên cạnh việc thực hiện nhiệm vụ phân cấp, ủy quyền theo Nghị định số 280, một trong những giải pháp quan trọng mà UBND các xã cần tích cực, chủ động thực hiện là khai thác kho dữ liệu điện tử của người dân và tổ chức trên hệ thống giải quyết thủ tục hành chính của thành phố.

Cơ quan, đơn vị, cá nhân khi xử lý hồ sơ có trách nhiệm tận dụng tối đa dữ liệu đã có, hạn chế yêu cầu cung cấp lại giấy tờ, văn bản bản giấy. Đồng thời, vận động người dân tiếp tục tích hợp giấy tờ trên tài khoản định danh điện tử VNeID theo quy định.

Các giấy tờ số này có giá trị pháp lý tương đương với giấy tờ truyền thống, giúp công dân không phải mang theo hoặc nộp bản sao chứng thực. Đây là giải pháp then chốt trong tiến trình chuyển đổi số và cải cách thủ tục hành chính.

Cùng với đó, các xã cần tiếp tục tuyên truyền để người dân tích cực ủng hộ, nộp hồ sơ dịch vụ công trực tuyến, thực hiện thanh toán trực tuyến đối với các thủ tục có phát sinh phí, lệ phí trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, từng bước nâng cao tỷ lệ hồ sơ trực tuyến của thành phố, tăng tỷ lệ khai thác lại dữ liệu đã được số hóa.