Một số vướng mắc trong việc thực hiện quy định về chứng thực

Người dân đến làm thủ tục hành chính tại bộ phận “một cửa” UBND huyện Kiến Thụy. (Ảnh: Thanh Vân)

Những kết quả tích cực

Theo đánh giá của Bộ Tư pháp, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP sau thời gian triển khai thực hiện đạt những kết quả tích cực. Các cơ quan tư pháp địa phương giúp UBND cùng cấp tổ chức thực hiện tăng cường công tác quản lý, tập huấn nghiệp vụ, kiểm tra giúp hoạt động này dần đi vào nền nếp, hiệu quả. Công tác chứng thực tại UBND cấp huyện, cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng cơ bản được thực hiện nghiêm túc, đáp ứng kịp thời yêu cầu của cá nhân, tổ chức.

Đặc biệt, với việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, đơn giản hoá thủ tục hành chính, công tác chứng thực thực hiện theo cơ chế “một cửa”, nhất là thực hiện quy định về trả kết quả ngay trong ngày làm việc đã góp phần giảm chi phí, thời gian đi lại, đáp ứng nhu cầu của người dân. Việc hướng dẫn, tháo gỡ vướng mắc, khó khăn về nghiệp vụ cũng được các cơ quan tư pháp quan tâm, thực hiện hiệu quả cao.

Những vướng mắc cần tháo gỡ

Tuy nhiên, qua thời gian thực hiện, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nảy sinh một số khó khăn, vướng mắc. Đơn cử như trong việc chứng thực chữ ký, mục đích là xác nhận người yêu cầu chứng thực chính là người đã ký chữ ký đó, (tức là xác nhận về mặt hình thức); còn nội dung giấy tờ, văn bản thì do người yêu cầu chứng thực chữ ký chịu trách nhiệm. Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì không được chứng thực chữ ký nếu giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực chữ ký có nội dung trái pháp luật (xác nhận về mặt nội dung).

Mặt khác, đối với các loại giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài thì không phải cán bộ thực hiện chứng thực nào cũng có thể hiểu được nội dung để giải quyết, nhưng cũng không thể từ chối chứng thực… Vì thế, để bảo đảm kiểm soát nội dung, phần lớn địa phương yêu cầu người có nhu cầu chứng thực phải gửi kèm bản dịch ra tiếng Việt của giấy tờ, văn bản. Bản dịch giấy tờ, văn bản không phải công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch, nhưng người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch. Tuy nhiên, điều này trên thực tế đôi khi còn “kẽ hở” khi người yêu cầu chứng thực có sự gian dối về nội dung của bản dịch để được chứng thực giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài.

Một số vướng mắc khác phát sinh trong quá trình thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ-CP như: Lời chứng không tuân theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP; người ủy quyền không có mặt trực tiếp, không ký trước mặt người thực hiện chứng thực; chứng thực bản sao khi không có bản chính hoặc chứng thực bản sao được in từ file ảnh gửi qua mạng điện tử…

Ngoài ra, trong quá trình triển khai thực hiện, nhiều đơn vị, địa phương cũng phản ánh nội dung: Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TTBTP của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của nghị định này chưa có quy định cụ thể về việc thu hồi văn bản đã chứng thực (bao gồm cả chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứng thực chữ ký người dịch và chứng thực hợp đồng giao dịch) khi phát hiện việc chứng thực không đúng quy định. Tại Nghị định số 67/2015/NĐ-CP ngày 14-8- 2015 của Chính phủ (sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2013/NĐ-CP) quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp, hôn nhân và gia đình, thi hành án dân sự; phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã cũng không có quy định về biện pháp xử lý đối với các giấy tờ nêu trên, mà chỉ nêu biện pháp khắc phục hậu quả là hủy bỏ giấy tờ giả đã được sử dụng để làm thủ tục yêu cầu chứng thực.

Một số giải pháp hoàn thiện trong thời gian tới

Hiện nay, các địa phương trong cả nước tiến hành tổng kết 6 năm thực hiện Nghị định số 23/2015/NĐ- CP. Thông qua công tác tổng kết, cơ quan có thẩm quyền sẽ đánh giá một cách toàn diện những kết quả đạt được cũng như những khó khăn, vướng mắc tồn tại để từ đó đề xuất hướng sửa đổi, bổ sung nghị định này phù hợp. Trong đó, cần tập trung vào một số nội dung như: Quy định cụ thể về thẩm quyền tuyên hủy văn bản, giấy tờ được chứng thực khi có sai sót; bổ sung quy định đối với các trường hợp vi phạm pháp luật chứng thực về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính; quy định chặt chẽ và có cơ chế bảo đảm thực hiện đối với cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao theo hướng gắn trách nhiệm của người đứng đầu đơn vị, địa phương, nhằm giảm tình trạng lạm dụng sử dụng bản sao chứng thực như hiện nay.

Trong quá trình chờ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, cần tăng cường công tác quản lý nhà nước về chứng thực của chính quyền các cấp; nâng cao trách nhiệm, hiệu quả phối hợp giữa các cấp chính quyền và các ngành trong tổ chức thực hiện; đặc biệt chú trọng công tác bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, người làm công tác chứng thực; thực hiện nghiêm hoạt động kiểm tra, thanh tra việc thực hiện pháp luật về chứng thực và xử lý vi phạm theo thẩm quyền..., là cơ sở bảo đảm nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực trên địa bàn thành phố trong thời gian tới./.

THẢO NGUYÊN