Số hóa sổ hộ tịch lịch sử: “Bước đệm” tăng tốc chuyển đổi số

Đơn vị thi công và cán bộ tư pháp tập trung số hóa sổ hộ tịch điện tử tại quận Lê Chân.

Gần 1,6 triệu thông tin được số hóa

Theo thống kê của Sở Tư pháp, toàn thành phố có hơn 3 triệu dữ liệu hộ tịch từ năm 1992 đến 2015 được lưu trữ trên bản giấy tại Sở Tư pháp, 15 UBND quận, huyện và 217 xã, phường, thị trấn cần được số hóa. Đây là nhiệm vụ lớn của ngành, đòi hỏi sự nỗ lực của đội ngũ tư pháp cơ sở. Thực tế, việc triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch gặp không ít khó khăn về chất lượng và tiến độ công việc. Nguyên nhân do sổ hộ tịch qua các thời kỳ được điều chỉnh bằng nhiều văn bản pháp luật khác nhau, nên một số nội dung không thống nhất; có những sổ hộ tịch cũ bị mối mọt… Trong khi đó, đội ngũ cán bộ tư pháp tại các địa phương- người trực tiếp đối chiếu, rà soát thông tin trên sổ hộ tịch, ngoài nhiệm vụ chuyên môn, còn đảm trách nhiều nhiệm vụ khác do địa phương phân công. Song, với sự nỗ lực của toàn ngành, dù chính thức ấn nút scan từ tháng 5-2022, đến nay 5 loại sổ hộ tịch gồm: Sổ đăng ký khai sinh; sổ đăng ký kết hôn; sổ đăng ký khai tử; sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con và sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân tại Sở Tư pháp và các quận Lê Chân, Ngô Quyền, Dương Kinh, Hải An, Hồng Bàng, cùng các huyện Bạch Long Vĩ, Cát Hải, Kiến Thụy, Tiên Lãng hoàn thành số hóa. Cụ thể hơn, 1,3 triệu bản hộ tịch giấy được scan, quy đổi và nhập liệu gần 1,6 triệu thông tin hộ tịch, được tiến hành tích hợp dữ liệu lên phần mềm quản lý dữ liệu hộ tịch lịch sử của Bộ Tư pháp (Gọi là phần mềm hộ tịch 158). Quá trình số hóa, nhà thầu thực hiện “cuốn chiếu” tại mỗi điểm thi công, hạn chế tối đa việc di chuyển làm hỏng, nát, thất thoát sổ hộ tịch lịch sử, bảo đảm tính lưu trữ của văn bản gốc.

Xác định số hóa sổ hộ tịch lịch sử là bước đi đầu tiên để số hóa kho dữ liệu điện tử về dân cư, hướng tới mọi thủ tục hành chính thực hiện trên môi trường điện tử, ngày 18-11-2021, UBND thành phố phê duyệt Đề án “Số hóa sổ hộ tịch lịch sử của thành phố Hải Phòng” với tổng mức đầu tư 43 tỷ đồng, mục tiêu hoàn thành trong năm 2023.

Sớm hòa nhập dữ liệu

Tháng 3-2022, Thứ trưởng Bộ Tư pháp Nguyễn Khánh Ngọc làm việc với Sở Tư pháp đánh giá, Hải Phòng là đơn vị triển khai phần mềm hộ tịch và số hóa sổ hộ tịch lịch sử bài bản nhất cả nước. Hiện Đề án số hóa sổ hộ tịch lịch sử đang bước vào giai đoạn rà soát, phê duyệt dữ liệu, chuẩn bị cho việc tích hợp vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc.

Giám đốc Sở Tư pháp Đỗ Đại Dương thông tin: Quá trình đưa dữ liệu lên phần mềm hộ tịch 158 để các đơn vị rà soát, phần mềm hay bị lỗi hoặc tải về chậm và do lịch sử công tác quản lý nhà nước, địa danh đơn vị hành chính của thành phố Hải Phòng qua các thời kỳ có sự thay đổi, nhưng chưa cập nhật trên phần mềm trên. Sở Tư pháp có văn bản đề nghị Cục Công nghệ thông tin (Bộ Tư pháp) hỗ trợ và đề nghị nhà thầu thực hiện số hóa Sổ hộ tịch lịch sử xây dựng phần mềm đệm có chức năng tương tự để các cơ quan đăng ký hộ tịch kịp thời rà soát theo quy định, bảo đảm tiến độ và hiệu quả của Đề án. Khi kho dữ liệu hộ tịch lịch sử của Hải Phòng được tích hợp hoàn toàn vào phần mềm, hướng tới là Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử quốc gia, Cơ sở dữ liệu dân cư quốc gia sẽ góp phần lớn trong việc thiết lập hệ thống thông tin hộ tịch đồng bộ, thông suốt giữa các cơ quan Nhà nước. Từ đó, việc thực hiện các TTHC của người dân thành phố sẽ nhanh chóng hơn, hướng tới hoàn toàn trên môi trường điện tử, không phải tra cứu mất nhiều thời gian và sử dụng bản giấy như hiện nay.

Năm 2023, thành phố tiếp tục thực hiện chủ đề năm về công tác chuyển đổi số, Sở Tư pháp tăng tốc hoàn thành giai đoạn 2 của đề án “Số hóa sổ hộ tịch lịch sử thành phố” tại 6 đơn vị quận, huyện còn lại gồm: Đồ Sơn, Kiến An và An Dương, An Lão, Thủy Nguyên, Vĩnh Bảo. Ngành Tư pháp xác định, chuyển đổi số là nhiệm vụ quan trọng góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý Nhà nước và chất lượng dịch vụ công của ngành. Từ đó, chung tay xây dựng chính quyền số của thành phố trong thời gian ngắn và hiệu quả nhất./.

Bài và ảnh: HẢI VÂN