Một số thủ tục về quản lý hành chính trong hoạt động thi hành án dân sự

1. Quy định về giao nhận vật chứng, tài sản

- Cơ quan thi hành án dân sự có trách nhiệm tiếp nhận, bảo quản vật chứng, tài sản do cơ quan có thẩm quyền chuyển giao theo quyết định chuyển vật chứng của Viện kiểm sát nhân dân.

- Thủ tục giao, nhận vật chứng, tài sản thực hiện theo quy định tại Điều 122, 123 Luật Thi hành án dân sự. Biên bản giao, nhận vật chứng, tài sản được lập thành 4 bản; bên giao, bên nhận mỗi bên giữ 1 bản, kế toán bên nhận giữ 1 bản và 1 bản lưu hồ sơ thi hành án. Trường hợp chưa có hồ sơ thi hành án thì 1 bản tạm lưu tại kế toán thi hành án.

2. Quy định về bảo quản vật chứng, tài sản

- Vật chứng, tài sản phải được bảo quản theo quy định của pháp luật, có sổ ghi chép rõ ràng, đầy đủ theo quy định và lập thẻ kho vụ việc theo quy định.

Vật chứng, tài sản để trong kho phải sắp xếp gọn gàng, khoa học, có dán nhãn, ghi rõ tên của vụ án, chủ sở hữu của tài sản (nếu có) gắn vào từng loại tài sản. Việc bảo quản vật chứng, tài sản phải bảo đảm nguyên vẹn, không để mất mát, lẫn lộn, hư hỏng hoặc gây ô nhiễm môi trường, gây nguy hại cho tài sản của Nhà nước, tổ chức, cá nhân và tính mạng, sức khỏe của con người.

Vật chứng do cơ quan điều tra chuyển giao nhưng vụ án chưa xét xử xong phải được sắp xếp, bảo quản riêng, không để lẫn lộn với vật chứng, tài sản của các vụ việc đã có quyết định thi hành án.

Trường hợp số lượng vật chứng, tài sản quá lớn, không thể bố trí bảo quản tại cơ quan thi hành án dân sự thì tùy từng trường hợp cụ thể, thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự có thể thuê cơ quan, đơn vị có điều kiện bảo quản.

Việc bảo quản vật chứng là tiền, giấy tờ có giá, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, đồ cổ, vũ khí, chất nổ, chất cháy, chất độc, chất phóng xạ, động vật, thực vật và các vật chứng khác liên quan đến lĩnh vực y tế cần có điều kiện bảo quản đặc biệt thì việc bảo quản thực hiện theo quy định của Bộ luật Tố tụng hình sự và quy định hiện hành của Chính phủ.

Người được giao trách nhiệm bảo quản vật chứng, tài sản hoặc các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác khi phát hiện vật chứng, tài sản bị mất mát, hư hỏng hoặc thay đổi hiện trạng niêm phong phải kịp thời báo cáo thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự để có biện pháp xử lý theo quy định của pháp luật.

- Thủ kho chỉ được nhập, xuất vật chứng, tài sản khi có lệnh của thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự. Khi nhập hoặc xuất kho, thủ kho có trách nhiệm kiểm tra lệnh nhập, xuất và các giấy tờ cần thiết của người đến giao, nhận vật chứng, tài sản.

- Trường hợp vật chứng cần trích xuất để phục vụ cho hoạt động tố tụng thì cơ quan yêu cầu trích xuất phải có văn bản gửi cơ quan thi hành án dân sự. Căn cứ đề nghị của cơ quan yêu cầu trích xuất và quy định của pháp luật, thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự quyết định việc xuất kho để chuyển giao cho cơ quan yêu cầu. Cơ quan yêu cầu trích xuất vật chứng phải đến nhận vật chứng tại kho của cơ quan thi hành án dân sự hoặc tại nơi đang giữ vật chứng và chịu trách nhiệm vận chuyển, bảo quản trong quá trình quản lý vật chứng đó.

- Định kỳ hằng quý, 6 tháng và năm, cơ quan thi hành án dân sự phải thực hiện chế độ kiểm kê kho bảo quản vật chứng, tài sản. Việc kiểm kê vật chứng, tài sản phải được lập biên bản, ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm kiểm kê; tên, số lượng và tình trạng của từng loại vật chứng, tài sản, có chữ ký của kế toán, thủ kho và thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự.

3. Quy định về xử lý đối với vật chứng, tài sản và một số vấn đề liên quan đến án phí, tiền phạt

- Thủ trưởng cơ quan thi hành án dân sự ra quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy vật chứng, tài sản theo quy định trong các trường hợp sau:

+ Vật chứng, tài sản thuộc diện tiêu hủy theo bản án, quyết định;

+ Tài sản không bán được hoặc bị hư hỏng không còn giá trị sử dụng theo quy định của Luật Thi hành án dân sự;

+ Tài sản của người phải thi hành án trong trường hợp cưỡng chế trả nhà, giao nhà, chuyển quyền sử dụng đất nhưng bị hư hỏng không còn giá trị sử dụng mà đương sự không nhận hoặc không xác định được địa chỉ.

Việc tiêu hủy vật chứng, tài sản phải lập biên bản, ghi rõ hiện trạng của vật chứng, tài sản tiêu hủy, họ tên, chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy; biên bản phải gửi cho Viện kiểm sát nhân dân, cơ quan tài chính cùng cấp và lưu hồ sơ thi hành án.

- Đối với giấy tờ liên quan đến tài sản, nhân thân của đương sự được bản án, quyết định tuyên trả lại cho đương sự thì hết thời hạn 1 năm, kể từ ngày thông báo, nếu đương sự không đến nhận, Chấp hành viên làm thủ tục chuyển giao cho cơ quan đã ban hành giấy tờ đó theo quy định Luật Thi hành án dân sự.

- Trường hợp quyết định về án phí, phạt tiền, tịch thu vật chứng, tài sản tạm giữ đã được thi hành nhưng sau đó phát hiện có sai sót và đã có quyết định hủy bỏ quyết định về án phí, phạt tiền, tịch thu thì cơ quan thi hành án dân sự lập hồ sơ đề nghị cơ quan tài chính cùng cấp hoặc cơ quan tài chính cấp tỉnh nơi cơ quan thi hành án cấp quân khu có trụ sở để làm thủ tục hoàn trả số tiền, tài sản đã nộp vào ngân sách nhà nước theo quy định của Luật Thi hành án dân sự.

Trường hợp số tiền, tài sản phải nộp ngân sách lớn hơn số tiền, tài sản làm thủ tục hoàn trả thì cơ quan thi hành án dân sự thực hiện đối trừ trực tiếp để làm thủ tục hoàn trả.

Hồ sơ đề nghị hoàn trả gồm:

+ Các quyết định về án phí, tiền phạt, tịch thu vật chứng, tài sản và các quyết định hủy bỏ quyết định về án phí, tiền phạt, vật chứng, tài sản có liên quan đến khoản tiền, tài sản được hoàn trả;

+ Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước theo quy định hiện hành hoặc các chứng từ liên quan đến việc giao nhận tài sản tịch thu (trường hợp cơ quan thi hành án dân sự nộp tiền thay đương sự và số tiền đó nằm trong cùng số tiền của nhiều đương sự khác thì phải có bảng kê ghi họ tên các đương sự kèm theo giấy nộp tiền đó);

Trường hợp số tiền, tài sản nộp ngân sách không đủ để thực hiện đối trừ trực tiếp thì ngoài các giấy tờ trên còn có văn bản đề nghị hoàn trả án phí, tiền phạt, vật chứng, tài sản của cơ quan thi hành án dân sự.

 4. Quy định về biên lai thu tiền thi hành án dân sự

Biên lai thu tiền thi hành án dân sự là chứng từ do cơ quan thi hành án dân sự lập khi thu các khoản thuộc thẩm quyền thu của cơ quan thi hành án dân sự theo quy định của pháp luật.

Biên lai thu tiền thi hành án dân sự được thể hiện theo hình thức điện tử (biên lai điện tử) hoặc bản giấy (biên lai giấy).

Biên lai điện tử là tập hợp các thông tin được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do cơ quan thi hành án dân sự cấp bằng phương tiện điện tử cho người nộp theo quy định của pháp luật.

Biên lai giấy là tập hợp các thông tin được thể hiện ở dạng giấy, do cơ quan thi hành án dân sự đặt in theo mẫu quy định để sử dụng theo quy định của pháp luật.

5. Cách ghi, nhập thông tin biên lai thu tiền thi hành án dân sự

- Người ghi, nhập thông tin biên lai phải ghi, nhập đầy đủ các thông tin trên biên lai, số tiền tính đến đơn vị nhỏ nhất. Trường hợp nộp thay phải ghi, nhập đầy đủ họ tên, địa chỉ của người trực tiếp nộp tiền và họ tên, địa chỉ của người được nộp thay. Khi lập, nhận biên lai cần kiểm tra đối chiếu các thông tin trên biên lai.

Trường hợp sử dụng biên lai trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì các thông tin trên biên lai do người nộp tiền nhập.

- Trường hợp sử dụng biên lai giấy, người nộp tiền phải ký, ghi rõ họ tên. Nếu người nộp tiền không biết chữ thì phải điểm chỉ, không được dùng các ký hiệu khác và người ghi biên lai ghi rõ ngón tay và bàn tay điểm chỉ của người nộp tiền. Phần người thu tiền là chữ ký của người trực tiếp thu tiền.

Trường hợp sử dụng biên lai điện tử, người nộp tiền không phải ký biên lai. Phần người thu tiền là chữ ký số của người thu tiền theo quy định của pháp luật. Trường hợp sử dụng biên lai thu tạm ứng án phí, lệ phí tòa án trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia phần “Đơn vị thu tiền” là tên cơ quan thi hành án dân sự trực tiếp nhận tiền.

- Đối với việc chuyển từ khoản tạm thu sang thu chính thức thì nội dung biên lai ghi, nhập như sau:

+ Mục họ tên người nộp tiền: theo quy định nêu trên;

+ Mục nội dung thu: lý do nộp tiền và số, ngày, tháng, năm, cơ quan ban hành quyết định thi hành án;

+ Mục số tiền thu: số tiền bằng số, bằng chữ và tính đến đơn vị nhỏ nhất;

+ Mục chữ ký của người nộp tiền: ghi chú "trích chuyển từ biên lai tạm thu sang biên lai thu chính thức";

+ Mục chữ ký người thu tiền: là chữ ký của kế toán nghiệp vụ thi hành án.

- Đối với khoản thu qua chuyển khoản thì nội dung biên lai ghi, nhập như sau:

Mục họ tên người nộp tiền: theo họ tên người đã nộp tiền trong thông báo của ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước;

Mục nội dung thu và số tiền thu: thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều này;

Mục chữ ký của người nộp tiền: ghi chú “thu qua chuyển khoản”;

Mục chữ ký người thu tiền: là chữ ký của kế toán nghiệp vụ thi hành án.

Các khoản tiền thu được bằng hình thức chuyển khoản phải được thể hiện kịp thời, đầy đủ, cụ thể vào sổ kế toán thi hành án. Khi nhận được thông báo của Kho bạc Nhà nước hoặc ngân hàng, trường hợp đã có quyết định thi hành án, kế toán thông báo cho Chấp hành viên phụ trách hồ sơ vụ việc để lập biên lai thu tiền; trường hợp tạm thu thì thông báo cho người quản lý biên lai tạm thu lập biên lai.

Đối với phiếu thu tiền thi hành án thì nội dung ghi như sau:

Phần họ, tên người nộp tiền: ghi họ, tên người trực tiếp nộp tiền vào quỹ (nếu Chấp hành viên nộp tiền thì ghi người nộp tiền là họ, tên Chấp hành viên); lý do nộp tiền; phần kèm theo ghi rõ số biên lai thu tiền.

6. Quy định về nộp tiền thi hành án vào quỹ cơ quan thi hành án dân sự

- Tất cả các khoản tiền thu được bằng tiền mặt trong hoạt động thi hành án dân sự phải nộp vào quỹ cơ quan thi hành án dân sự ngay trong ngày thu để xử lý theo quy định pháp luật. Trường hợp đương sự nộp tiền vào cuối ngày làm việc thì phải nộp vào quỹ cơ quan ngay đầu giờ làm việc của ngày làm việc tiếp theo.

Trường hợp thu tiền thi hành án bằng tiền mặt ở ngoài trụ sở cơ quan thi hành án dân sự thì phải nộp vào quỹ cơ quan ngay trong ngày làm việc đầu tiên khi về đến trụ sở.

- Cơ quan thi hành án dân sự chỉ thu vàng, bạc, đá quý, ngoại tệ theo bản án, quyết định của Tòa án.

7. Quy định về thanh toán tiền, trả tài sản thi hành án

- Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày thu tiền, tài sản thi hành án, giao tài sản cho người mua được tài sản bán đấu giá, cơ quan thi hành án dân sự phải tiến hành thanh toán tiền, trả tài sản thi hành án theo thứ tự quy định của Luật Thi hành án dân sự và thu phí thi hành án theo quy định của pháp luật.

Chấp hành viên thông báo cho đương sự đến nhận tiền, tài sản. Thông báo đến nhận tiền, tài sản cần ghi rõ: yêu cầu đương sự khi đến nhận tiền, tài sản phải xuất trình tài khoản định danh điện tử theo quy định của pháp luật hoặc mang theo một trong các giấy tờ sau đây: Thẻ căn cước công dân, Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu, Giấy xác nhận thông tin về cư trú, Giấy thông báo số định danh cá nhân và thông tin công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (các giấy tờ trên phải là bản chính).

- Việc thanh toán tiền, trả tài sản được thực hiện theo một trong các hình thức sau đây:

+ Đương sự trực tiếp đến nhận tiền tại trụ sở cơ quan thi hành án. Trường hợp này, Chấp hành viên đề nghị kế toán làm thủ tục chi trả tiền;

+ Đương sự ủy quyền cho người khác nhận thay.

Trường hợp này, người được ủy quyền nhận thay phải có giấy ủy quyền hợp pháp và xuất trình tài khoản định danh điện tử hoặc một trong các giấy tờ theo quy định nêu trên. Chấp hành viên đề nghị kế toán làm thủ tục chi trả tiền.

Hồ sơ thi hành án lưu bản chụp giấy ủy quyền và bản chụp một trong các giấy tờ quy định; chứng từ kế toán lưu bản chính giấy ủy quyền và bản chụp một trong các giấy tờ quy định.

+ Đương sự đề nghị chuyển tiền qua bưu điện hoặc chuyển khoản.

Trường hợp này, đương sự phải có đơn đề nghị chuyển tiền qua bưu điện hoặc chuyển khoản. Đơn đề nghị ghi rõ họ tên, địa chỉ của người nhận tiền, thông tin số tài khoản nhận tiền (trong trường hợp đề nghị chuyển khoản). Đơn đề nghị được gửi trực tiếp hoặc qua bưu điện.

Trên cơ sở đơn đề nghị của đương sự, Chấp hành viên đề nghị kế toán lập phiếu chi và thực hiện gửi tiền cho đương sự qua bưu điện hoặc chuyển khoản. Cước phí chuyển tiền qua bưu điện hoặc chuyển khoản do người nhận tiền chịu và được trừ vào số tiền họ được nhận. Giấy chuyển tiền qua bưu điện và phiếu báo nhận tiền (bản chụp) lưu trong hồ sơ thi hành án cùng với phiếu chi, bản chính lưu tại bộ phận kế toán.

- Trường hợp người được thi hành án là doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế cử người đại diện hợp pháp đến nhận tiền thi hành án thì người nhận tiền phải xuất trình văn bản chứng minh cho việc đại diện theo pháp luật hoặc theo ủy quyền và tài khoản định danh điện tử hoặc một trong các giấy tờ theo quy định.

- Hết thời hạn 15 ngày, kể từ ngày thông báo mà người được nhận tiền không đến nhận tiền, cơ quan thi hành án dân sự xử lý vụ việc theo quy định tại khoản 2, khoản 5 Điều 49 Nghị định số 62/2015/NĐ-CP ngày 18-7-2015 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều bởi Nghị định số 33/2020/NĐ-CP ngày 17-3-2020 của Chính phủ. Đối với khoản tiền không đủ điều kiện gửi ngân hàng theo quy định của pháp luật về thi hành án dân sự thì cơ quan thi hành án dân sự lập bảng kê chi tiết các khoản tiền và gửi vào tài khoản tạm gửi tại Kho bạc.

Cơ quan thi hành án dân sự có trách nhiệm theo dõi việc gửi tiền vào ngân hàng hoặc tài khoản tạm gửi tại Kho bạc theo đúng quy định của pháp luật.

8. Quy định việc nộp tiền vào ngân sách nhà nước

- Việc nộp tiền vào ngân sách nhà nước được thực hiện bằng chứng từ riêng tương ứng với từng việc cụ thể; trường hợp nộp chung của nhiều việc thì phải lập bảng kê chi tiết nêu rõ từng khoản, theo từng quyết định thi hành án. Bảng kê chi tiết do Chấp hành viên lập và chuyển cho kế toán để làm thủ tục nộp tiền vào ngân sách nhà nước.

Trường hợp nộp chung các khoản tiền của các Chấp hành viên kê nộp vào ngân sách thì kế toán phải tổng hợp các bảng kê để nộp ngân sách. Sau khi nộp tiền, kế toán sao giấy nộp tiền và bảng kê nộp tiền giao cho Chấp hành viên quản lý hồ sơ để lưu từng hồ sơ thi hành án theo quy định.

- Bộ phận kế toán lưu bản chính, Chấp hành viên lưu hồ sơ bản chụp của chứng từ nộp tiền.

- Đối với khoản thoái thu để hoàn trả trong kỳ, nếu số tiền nộp đủ để hoàn trả thì tại dòng cuối cùng của bảng kê nộp tiền vào ngân sách phải ghi rõ tên quyết định thoái thu, số tiền thoái thu./.