Áp dụng hê thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015: Tiếp tục đôn đốc việc duy trì, cải tiến

UBND phường Đông Khê (quận Ngô Quyền) áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, nâng cao chất lượng phục vụ người dân

Góp phần nâng cao hiệu quả nền hành chính công

Các đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra tại 64 đơn vị gồm: 20 sở, ban, ngành thành phố, 16 cơ quan hành chính nhà nước thuộc các sở, ngành, 28 UBND cấp huyện, xã. Qua kiểm tra cho thấy, phần lớn đơn vị duy trì, cải tiến HTQLCL tương đối tốt, người đứng đầu các cơ quan quan tâm đến việc công bố lại khi có sự thay đổi hệ thống, các quy trình ISO được xây dựng để giải quyết các thủ tục hành chính (TTHC).

UBND quận Ngô Quyền xây dựng 161 quy trình ISO giải quyết 196 TTHC, trong đó, 11 quy trình gộp 47 TTHC và 5 quy trình nội bộ. Theo Trưởng Phòng Kinh tế quận Ngô Quyền Vũ Văn Hạnh, việc mở rộng HTQLCL tăng thêm số lượng TTHC được quy trình ISO hóa góp phần tích cực trong giải quyết công việc chuyên môn của đơn vị. Trong tháng 9-2023, UBND quận tiếp tục yêu cầu các phòng, ban, đơn vị rà soát, kiểm tra, đề xuất xây dựng lại quy trình ISO nhằm rút ngắn thời gian từ 30- 50% số ngày giải quyết TTHC của người dân.

Tại UBND huyện An Dương, đơn vị xây dựng quy trình ISO đối với 113/115 TTHC. Tính đến ngày 28-9-2023, có 38.384 hồ sơ được áp dụng theo đúng quy trình ISO, đạt tỷ lệ 100%. Chuyên viên Phòng Kinh tế và Hạ tầng huyện An Dương Nguyễn Thị Việt Hải cho biết, trước khi áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL, trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân chưa rõ ràng, gây khó khăn trong việc giải quyết TTHC. Từ khi áp dụng ISO, giúp cụ thể hóa, xác định rõ công việc, trách nhiệm của các bộ phận, nâng cao năng lực và tính chuyên nghiệp của đội ngũ công chức.

Đoàn kiểm tra cũng tiếp nhận kiến nghị của các đơn vị trong quá trình áp dụng HTQLCL vào giải quyết TTHC. Phó chủ tịch UBND phường Đông Khê (quận Ngô Quyền) Vũ Thị Song Quỳnh phản ánh, UBND thành phố ban hành các quyết định công bố danh mục TTHC nhưng chưa có nội dung kèm theo, nhất là lĩnh vực tư pháp, hộ tịch, lao động, thương binh và xã hội…, gây khó khăn cho việc xây dựng quy trình ISO và niêm yết công khai tại bộ phận “Một cửa”. Đơn vị đề xuất cần tổ chức hướng dẫn việc áp dụng HTQLCL đối với cán bộ, công chức phụ trách ISO của phường khi có thay đổi về TTHC và khi công bố danh mục TTHC cần ban hành đồng thời nội dung quy trình TTHC kèm theo.

Giám sát, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện

 Quá trình kiểm tra cũng cho thấy việc duy trì, cải tiến HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia ISO 9001:2015 cũng như việc giải quyết TTHC theo quy trình ISO tại một số đơn vị còn hạn chế. Một số cải tiến chưa được cập nhật kịp thời vào hệ thống “Một cửa điện tử” của thành phố, dẫn đến việc không đồng bộ trong giải quyết hồ sơ TTHC trên thực tế và trên hệ thống phần mềm. Có đơn vị cập nhật chưa đầy đủ hoặc chậm các văn bản quy phạm pháp luật liên quan khiến các quy trình ISO, văn bản của hệ thống chưa đồng bộ với các TTHC và các quy định nghiệp vụ hiện hành. Hoặc đơn vị giải quyết hồ sơ quá hạn theo quy định do quên tích trả hồ sơ trên hệ thống, lỗi phần mềm hoặc do không phân định rõ trách nhiệm giải quyết TTHC với các cơ quan liên quan…

Phó chi cục trưởng Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (Sở KHCN), Phó trưởng Đoàn kiểm tra Tạ Hữu Thanh thông tin, tại một số đơn vị, quá trình xây dựng, áp dụng, duy trì HTQLCL hầu như do cán bộ đầu mối thực hiện mà chưa có sự tham gia đầy đủ của toàn tổ chức, khiến việc vận hành hệ thống chưa đồng bộ, thiếu sự quyết tâm trong việc áp dụng HTQLCL vào hoạt động của cơ quan hành chính. Trong khi hệ thống văn bản quy phạm pháp luật thay đổi thường xuyên, liên tục, việc công bố, bãi bỏ TTHC của các bộ, ngành còn chậm, ảnh hưởng đến việc công bố TTHC tại địa phương và việc cập nhật vào HTQLCL của nhiều sở, ban, ngành, UBND cấp huyện, xã. Đối với những TTHC thực hiện trên hệ thống “Một cửa điện tử”, “Một cửa liên thông”, việc cập nhật, sửa đổi biểu mẫu thời gian, thành phần hồ sơ trên thực tế không được đáp ứng kịp thời do phụ thuộc vào bộ phận quản trị hệ thống. Đối với UBND cấp xã, việc áp dụng HTQLCL gặp khó khăn do số lượng TTHC nhiều trong khi biên chế có hạn, một công chức kiêm nhiệm nhiều việc, thiếu nguồn nhân lực công nghệ thông tin là những trở ngại ảnh hưởng đến việc triển khai thực hiện.

Từ thực tế trên, Phó giám đốc Sở KHCN, Trưởng Đoàn kiểm tra Phạm Thị Sen Quỳnh đề nghị thủ trưởng các cơ quan hành chính tiếp tục tăng cường chỉ đạo, đôn đốc, giám sát, kiểm tra chặt chẽ hơn việc áp dụng, duy trì, cải tiến HTQLCL theo Tiêu chuẩn quốc gia ISO 9001:2015; có cơ chế thi đua, khen thưởng để khuyến khích các tập thể, cá nhân vận hành hiệu quả việc áp dụng HTQLCL trong hoạt động của đơn vị. Sở KHCN đề xuất UBND thành phố tiếp tục đưa điểm số về ISO vào trong chấm điểm CCHC thành phố hằng năm, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, trong sạch, vững mạnh, hiệu lực, hiệu quả.

Bài và ảnh: NGUYÊN NGUYÊN