Các sở, ngành tăng cường chỉnh lý, số hóa hồ sơ, liên thông dữ liệu điện tử: Sẵn sàng phục vụ khai thác, sử dụng
(HPĐT)- Từ ngày 1-7, hoạt động của đơn vị hành chính cấp huyện chấm dứt, chuyển sang tổ chức theo mô hình chính quyền địa phương hai cấp. Để bảo đảm mô hình mới vận hành thông suốt, không gián đoạn và không phát sinh khoảng trống pháp lý, đồng thời kịp thời hướng dẫn các đơn vị giải quyết khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai nhiệm vụ, các sở, ngành khẩn trương hoàn thiện việc chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu và thực hiện liên thông dữ liệu điện tử. Qua đó, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, công chức trong khai thác, sử dụng hiệu quả thông tin phục vụ công việc.
Khẩn trương, đồng bộ, kịp thời
Trong lộ trình triển khai mô hình chính quyền hai cấp, các sở, ngành, đơn vị trên địa bàn thành phố chủ động đẩy nhanh tiến độ chỉnh lý hồ sơ, số hóa tài liệu, bảo đảm thực hiện khẩn trương, đồng bộ, kịp thời theo từng lĩnh vực chuyên môn. Cụ thể, Sở Tài chính số hóa cơ sở dữ liệu ngành Kế hoạch và Đầu tư (trong 2 năm 2023-2024) với 1.704.500 trang A4 lưu trữ trên ổ cứng của Sở và 1.002.806 trang A4 đang triển khai (giai đoạn 2024-2025). Sở Tư pháp tổ chức thực hiện Đề án “Số hóa Sổ hộ tịch lịch sử thành phố Hải Phòng”, dữ liệu hộ tịch số hóa chuyển vào Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử do Bộ Tư pháp quản lý; đồng thời triển khai Đề án “Xây dựng Cơ sở dữ liệu thông tin công chứng” với các gói thầu, nhập và rà soát thông tin dữ liệu. Sở Ngoại vụ xây dựng Hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu đối ngoại.
Cùng với đó, việc số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực thuộc thẩm quyền giải quyết của thành phố được các cơ quan, tổ chức tiến hành đồng thời, kịp thời. Theo Phó giám đốc Bảo hiểm xã hội khu vực 13 Mạc Thanh Giang, trong 4 tháng năm 2025, gần 155 nghìn hồ sơ được xử lý, chiếm 68% tổng số hồ sơ. Lũy kế 4 tháng, ngành Bảo hiểm xã hội thành phố tiếp nhận và trả kết quả qua dịch vụ bưu chính, giao dịch điện tử đối với gần 9.300 người, tăng gần 5% so với cùng kỳ năm trước. Toàn thành phố có hơn 1,92 triệu người tham gia BHXH, BHYT được xác thực với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (đạt 99,59%), không bao gồm lực lượng vũ trang và thân nhân quân đội. 154/154 cơ sở khám chữa bệnh BHYT thực hiện tra cứu thông tin thẻ BHYT bằng CCCD với gần 3,7 triệu lượt tra cứu phục vụ khám, chữa bệnh.
Quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ
Theo báo cáo của các sở, ban, ngành, phần lớn đơn vị chưa có hệ thống máy chủ lưu trữ dữ liệu số hóa, mà dữ liệu hiện lưu trên máy tính cá nhân, ổ cứng và USB. Trong lĩnh vực Tư pháp, dữ liệu lưu trên hệ thống phần mềm do Bộ Tư pháp quản lý. Dữ liệu số hóa hồ sơ thủ tục hành chính lưu trữ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính thành phố Hải Phòng (khoảng 15Tb). Phần mềm Lưu trữ điện tử thành phố cơ bản hoàn thiện và đưa vào sử dụng từ tháng 3-2025 với các nhóm chức năng chính: danh mục dùng chung, liên kết cổng dữ liệu, quản lý lưu trữ cơ quan, ký số/chứng thực tài liệu, báo cáo - thống kê, khai thác và tra cứu tài liệu... Tuy nhiên, trong quá trình triển khai còn một số hạn chế do chưa kịp thời cập nhật quy định của Luật Lưu trữ năm 2024 (có hiệu lực từ 1-7-2025) và các văn bản hướng dẫn liên quan.
Để khắc phục những bất cập này và bảo đảm đồng bộ trong quản lý dữ liệu số, các cơ quan chức năng đang từng bước đề xuất các giải pháp kỹ thuật và thể chế phù hợp. Theo Giám đốc Sở Nội vụ Phạm Ngọc Dương, Sở đề xuất UBND thành phố báo cáo Bộ Nội vụ cho phép thành phố tiếp nhận công nghệ xây dựng Hệ thống/Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ số do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quản lý để cài đặt, vận hành trên hạ tầng công nghệ của thành phố (Trung tâm tích hợp dữ liệu thành phố). Mục tiêu là bảo đảm thành phố có hệ thống phần mềm lưu trữ tài liệu điện tử dùng chung, phù hợp chủ trương thống nhất danh mục phần mềm dùng chung, đáp ứng yêu cầu sắp xếp tổ chức bộ máy hệ thống chính trị.
Cùng với nỗ lực từ địa phương, các cơ quan trung ương cũng ban hành văn bản hướng dẫn nhằm thống nhất triển khai trên toàn quốc, nhất là trong bối cảnh sắp xếp lại đơn vị hành chính và chuyển đổi mô hình chính quyền. Tại Văn bản số 1364, Cục trưởng Cục Chuyển đổi số quốc gia Nguyễn Thành Phúc nêu rõ yêu cầu kỹ thuật đối với hệ thống thông tin khi tổ chức lại đơn vị hành chính cấp tỉnh, huyện, xã. Theo đó, cần bảo đảm nguyên tắc tham khảo khi lựa chọn hệ thống công nghệ thông tin dùng chung, bảo toàn dữ liệu trong quá trình sáp nhập và điều chỉnh mã định danh điện tử cơ quan nhà nước. Việc này thực hiện theo phương án tổ chức chính quyền địa phương 2 cấp, được hướng dẫn tại Văn bản số 1447 của Bộ Khoa học và Công nghệ. Các địa phương căn cứ hiện trạng hệ thống, điều kiện cụ thể để chủ động điều chỉnh, bổ sung nguyên tắc cho phù hợp thực tế. Mục tiêu nhằm bảo đảm hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu vận hành ổn định, an toàn, tiết kiệm và tối ưu.