Không lạm dụng bản sao chứng thực
Việc lạm dụng yêu cầu nộp bản sao chứng thực không chỉ gây tốn kém cho xã hội, bức xúc cho người dân mà còn không phù hợp với tư duy, định hướng chuyển đổi số của thành phố hiện nay.
Ngày 3/9 vừa qua, UBND thành phố Hải Phòng ban hành văn bản số 2282 yêu cầu các sở, ban, ngành, chính quyền địa phương chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực, đặc biệt là bản sao chứng thực giấy, gây lãng phí, phiền nhiễu cho công dân.
Còn nhiều yêu cầu bản sao chứng thực giấy
Sáng 23/9, anh Nguyễn Văn Thắng, ở xã Kiến Thụy mang theo nhiều hồ sơ đến UBND xã để xin chứng thực bản sao giấy khai sinh và bằng cấp nhằm hoàn thiện hồ sơ xin việc. Dù được cán bộ tư pháp hướng dẫn thực hiện thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính và quy định pháp luật không bắt buộc phải nộp bản sao chứng thực bản giấy khi hoàn thiện hồ sơ xin việc, anh vẫn kiên quyết xin bản chứng thực giấy. Anh Thắng chia sẻ: Bên công ty yêu cầu nộp bản sao chứng thực có dấu. Cũng biết luật không quy định song lo ngại hồ sơ không được chấp nhận nên anh vẫn làm theo yêu cầu bản sao chứng thực giấy.
Cũng tương tự, chị Nguyễn Thị Hạnh ở xã An Trường cũng đến Trung tâm Phục vụ hành chính công của xã để chứng thực những giấy tờ cá nhân, hồ sơ để nhập học cho con tại trường đại học trên Hà Nội. Chị Trần Thị Thu Hương, cán bộ tư pháp - hộ tịch xã An Trường cho biết: Chỉ từ 1/7/2025 đến nay, UBND xã thực hiện đến 4.565 bản sao chứng thực các loại giấy tờ theo yêu cầu của người dân, chủ yếu phục vụ nhu cầu làm hồ sơ phục vụ xin việc, nhập học, ngân hàng. Còn tại UBND xã, 100% thủ tục hành chính, người dân chỉ cần xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc bản sao photo, không cần chứng thực.
Theo Nghị định 45/2020/NĐ-CP của Chính phủ có hiệu lực từ ngày 22/5/2020, bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có giá trị thay thế bản chính trong các giao dịch, hồ sơ điện tử. Tuy nhiên, việc triển khai quy định này vẫn còn chậm, trong khi việc sử dụng bản sao chứng thực giấy vẫn phổ biến.
Tại thành phố Hải Phòng, dịch vụ này được kích hoạt từ tháng 8/2021 nhưng đến nay việc sử dụng vẫn chưa phổ biến. Bà Nguyễn Thị Hồng Vân, Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Kiến Thụy thẳng thắn nhìn nhận: Trong lĩnh vực công tác cán bộ, xin việc, ngân hàng, trường học vẫn còn đòi bản sao chứng thực giấy khi giải quyết công việc. Từ ngày 1/7/2025 đến ngày 25/9/2025, UBND xã thực hiện 2.360 bản sao chứng thực theo nhu cầu của người dân.
UBND xã cũng vận động người dân thực hiện bản sao chứng thực điện tử để sử dụng trong môi trường điện tử hoặc sử dụng các thông tin trên VNeID song nhiều người còn e ngại thực hiện do chưa thành thạo công nghệ và thói quen sử dụng văn bản giấy vẫn còn phổ biến trong tư duy.
Nghiêm túc thực thi pháp luật
Việc lạm dụng yêu cầu nộp bản sao chứng thực không chỉ gây tốn kém cho xã hội, bức xúc cho người dân mà còn không phù hợp với tư duy, định hướng chuyển đổi số của thành phố hiện nay. Theo quy định tại khoản 1 điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ, trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực, nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu.
Bản sao chứng thực điện tử và các thông tin tích hợp trên VNeID là giải pháp phù hợp trong xu thế chính quyền số hiện nay, khắc phục, hạn chế tình trạng lạm dụng bản sao chứng thực giấy. Khi sử dụng chứng thực bản sao điện tử hoặc thông tin trên VNeID, người dân, doanh nghiệp có thể thực hiện trực tuyến đối với đa số các thủ tục hành chính được cung cấp trên môi trường điện tử. Một bản sao chứng thực điện tử có thể được sử dụng cho nhiều bộ hồ sơ trực tuyến khác nhau, tiết kiệm được công sức, thời gian, chi phí.
Nhằm đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp, đồng thời chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu cung cấp bản sao giấy có chứng thực từ bản chính, tại văn bản số 2282, UBND thành phố yêu cầu các sở, ngành, địa phương nghiêm túc thực hiện đúng quy định tại điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký và hợp đồng, giao dịch.
UBND thành phố cũng yêu cầu các đơn vị đẩy mạnh khai thác, sử dụng dữ liệu điện tử từ hệ thống quản lý, kho dữ liệu cá nhân, cơ sở dữ liệu chuyên ngành và các giấy tờ tích hợp trên tài khoản VNeID thay cho bản giấy, theo đúng tinh thần chỉ đạo của Thủ tướng tại Thông báo 171/TB-VPCP ngày 11/4/2025. Đồng thời, UBND thành phố giao Sở Tư pháp hướng dẫn UBND cấp xã nghiệp vụ chứng thực đúng thẩm quyền; Sở Giáo dục và Đào tạo chỉ đạo các cơ sở giáo dục không yêu cầu nộp bản sao chứng thực khi không cần thiết; Sở Tài chính, Ban Quản lý Khu kinh tế Hải Phòng và các đơn vị liên quan tuyên truyền, khuyến khích doanh nghiệp sử dụng bản chính để đối chiếu khi tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng, tránh gây phiền hà không đáng có cho người dân.