Phường Gia Viên mã hoá dữ liệu cơ sở kinh doanh
Mô hình số hóa hồ sơ và gán mã QR trong quản lý cơ sở kinh doanh của phường Gia Viên là một trong 48 sáng kiến cải cách hành chính được công nhận cấp thành phố năm 2025.
Sau sáp nhập, phường Gia Viên (thành phố Hải Phòng) có số lượng lớn các cơ sở kinh doanh dịch vụ văn hóa - xã hội như karaoke, nhà nghỉ, khách sạn, quán bar, dịch vụ internet, trò chơi điện tử, cơ sở thể dục thể thao…
Trước đây, công tác quản lý chủ yếu dựa trên hồ sơ giấy, lưu trữ phân tán, cập nhật thủ công. Việc tra cứu thông tin khi kiểm tra liên ngành thường mất nhiều thời gian; dữ liệu giữa các ngành như văn hóa, công an, y tế, phòng cháy, chữa cháy, lao động… chưa liên thông, dễ trùng lặp, khó theo dõi biến động. Thực trạng này còn ảnh hưởng đến tính minh bạch, gây phiền hà cho các cơ sở kinh doanh khi phải cung cấp nhiều loại hồ sơ cho nhiều cơ quan khác nhau.
Chuyên viên Phòng Văn hóa - Xã hội phường Gia Viên Vũ Thị Song Quỳnh thông tin, trong sáng kiến "Mô hình số hóa hồ sơ và gán mã QR trong quản lý cơ sở kinh doanh dịch vụ văn hóa, xã hội, giải pháp liên thông dữ liệu từ phường đến thành phố", mỗi cơ sở kinh doanh được tạo lập một hồ sơ điện tử đầy đủ gồm: giấy phép đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đủ điều kiện phòng cháy, chữa cháy, vệ sinh an toàn thực phẩm, an ninh trật tự, bảo vệ môi trường, hồ sơ về lao động, biên bản các lần kiểm tra trong suốt quá trình hoạt động, hồ sơ thuế, lịch sử vi phạm (nếu có)… Tất cả dữ liệu được cập nhật thường xuyên và gắn với một mã QR riêng cho từng cơ sở.
Chỉ với thao tác quét mã QR bằng điện thoại hoặc máy tính bảng, cán bộ quản lý có thể tra cứu toàn bộ thông tin của cơ sở ngay tại hiện trường kiểm tra, không cần mang theo hồ sơ giấy cồng kềnh.
Không chỉ phục vụ công tác quản lý, mô hình cũng mang lại lợi ích thiết thực cho người dân, chủ cơ sở. Chị Chu Thị Thúy, đại diện Phòng Chẩn trị y học cổ truyền Nguyễn Hữu Toàn (lô 22 Lê Hồng Phong, phường Gia Viên) cho biết, mã QR với đầy đủ thông tin giúp cơ sở chủ động kiểm tra thông tin, nghĩa vụ pháp lý của mình, qua đó, nâng cao ý thức chấp hành quy định.
Phường Gia Viên đặt mục tiêu mỗi cơ sở kinh doanh có một mã QR được tích hợp đầy đủ dữ liệu liên quan, giúp công tác quản lý nhà nước chặt chẽ, thuận tiện, cán bộ đỡ vất vả, cơ sở kinh doanh cũng không phải tiếp nhiều đoàn kiểm tra với cùng một nội dung.
Qua quá trình triển khai gắn mã QR cho 66 cơ sở kinh doanh trên địa bàn phường từ tháng 8/2025 đến nay, hiệu quả của sáng kiến được đo bằng những con số cụ thể. Thời gian tra cứu hồ sơ của mỗi cơ sở giảm từ 20 - 30 phút xuống còn dưới 2 phút. Chi phí in ấn, lưu trữ hồ sơ giấy giảm từ 60 - 70%; đồng thời, khắc phục gần như hoàn toàn tình trạng thất lạc hồ sơ.
Đáng chú ý, nhờ dữ liệu tập trung và cập nhật liên tục, số lượt kiểm tra phục vụ công tác quản lý tăng gấp đôi nhưng áp lực công việc cho cán bộ lại giảm. Việc phát hiện, xử lý vi phạm kịp thời hơn, hạn chế tình trạng nhắc nhở nhiều lần do thiếu thông tin đồng bộ.
Khi hồ sơ được số hóa, việc tổng hợp báo cáo định kỳ hay đột xuất trở nên nhanh gọn. Dữ liệu thống kê chính xác giúp lãnh đạo phường đưa ra quyết định quản lý sát thực tế hơn.
Thông tin pháp lý của cơ sở được chuẩn hóa, cập nhật thường xuyên, giúp hạn chế tình trạng chồng chéo trong kiểm tra, tạo môi trường kinh doanh bình đẳng. Chủ cơ sở biết rõ mình cần đáp ứng những điều kiện gì, thời hạn giấy phép ra sao, từ đó chủ động tuân thủ.
Theo Trưởng Phòng Văn hóa - Xã hội phường Gia Viên Phạm Văn Quân, sáng kiến không chỉ dừng ở việc số hóa để lưu trữ mà còn xây dựng nền tảng dữ liệu tập trung, có khả năng mở rộng, kết nối liên cấp, liên ngành như văn hóa, an ninh trật tự, y tế, lao động… Nếu triển khai quy mô toàn thành phố với từ 10.000 - 15.000 cơ sở kinh doanh dịch vụ, giải pháp ước tính giúp tiết kiệm hàng chục tỷ đồng mỗi năm, góp phần hình thành hệ sinh thái dữ liệu dùng chung, đúng định hướng xây dựng chính quyền số.
Thời gian tới, phường Gia Viên tiếp tục triển khai nhân rộng sáng kiến đến gần 200 cơ sở kinh doanh dịch vụ lưu trú, karaoke, quán bar, nhà hàng, dịch vụ internet, cơ sở massage, phòng trà, vũ trường…, góp phần thực hiện mục tiêu cải cách hành chính giai đoạn 2021 - 2030, lấy người dân và doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ, nâng cao năng lực quản trị của chính quyền cơ sở.