Nghề tổ chức sự kiện tất bật cuối năm
Cuối năm âm lịch là thời điểm các doanh nghiệp, đơn vị đồng loạt tổ chức tiệc tất niên, hội nghị khách hàng, lễ tri ân...
Hoạt động hết công suất
Anh Phạm Văn Hậu, Giám đốc Công ty TNHH Tổ chức sự kiện Vhunter ở phường Gia Viên cho biết, những tháng cuối năm là cao điểm trong năm của ngành tổ chức sự kiện. So với các thời điểm khác, khối lượng công việc của đơn vị tăng gấp 5 - 6 lần. “Không chỉ nhiều hơn về số lượng mà yêu cầu về quy mô, tiến độ và tính chuyên nghiệp cũng cao hơn rất nhiều. Có thời điểm chúng tôi phải triển khai song song 7 - 8 sự kiện mỗi ngày tại các địa điểm khác nhau”, anh Hậu chia sẻ.
Áp lực lớn nhất đối với các doanh nghiệp chuyên tổ chức sự kiện giai đoạn cuối năm thường đến từ tiến độ gấp rút, yêu cầu đồng đều về chất lượng khi nhân sự và thiết bị phải phân bổ cho nhiều chương trình cùng lúc. Thời tiết, nhất là với các sự kiện ngoài trời cũng luôn là yếu tố khó lường. Chưa kể, nhân sự của các doanh nghiệp phải đối diện cường độ làm việc kéo dài, tăng ca liên tục.
Anh Trần Văn Dũng, Giám đốc Công ty CP Giải trí sắc Việt ở phường Lê Thanh Nghị có hơn 10 năm gắn bó với nghề thì có tới 8 năm anh cùng đồng nghiệp làm việc xuyên giao thừa. Đơn vị của anh thường đảm nhiệm các chương trình văn nghệ, chào năm mới quy mô lớn, nên thời khắc đón giao thừa nhiều khi diễn ra ngay tại hiện trường. “Xem pháo hoa xong là anh em lại thu dọn thiết bị, rạng sáng mới về công ty khai xuân. Với những người làm sự kiện, Tết thường đến muộn hơn”, anh Dũng nói.
Vào đợt cao điểm cuối năm, có những ngày công ty anh Dũng nhận tới 4 - 5 sự kiện. Doanh nghiệp phải chia ca, chia đội, đồng thời thuê thêm 20 - 30 lao động thời vụ để bảo đảm tiến độ. Tuy nhiên, với các chương trình lớn, anh Dũng chỉ dám nhận tối đa 1 - 2 sự kiện mỗi ngày để giữ chất lượng.
Cũng theo những người làm nghề, cuối năm không chỉ là cuộc chạy đua với thời gian mà còn là thử thách về sự phối hợp và kỷ luật của cả ê-kíp làm sự kiện. Mỗi chương trình là một mắt xích trong chuỗi công việc dày đặc. Làm xong sự kiện này, nhiều khi chưa kịp nghỉ đã phải lên đường cho chương trình tiếp theo.
Dù vất vả, đây vẫn là giai đoạn quan trọng để các doanh nghiệp tổ chức sự kiện khẳng định uy tín của mình.
Ngày càng chuyên nghiệp
Trong bối cảnh công nghệ phát triển mạnh mẽ và ngày càng nhiều doanh nghiệp tham gia lĩnh vực tổ chức sự kiện nên yêu cầu của khách hàng cao hơn. Hoạt động tổ chức sự kiện ngày càng được chú trọng về ý tưởng, tính thẩm mỹ và trải nghiệm cảm xúc của người tham dự. Mỗi chương trình không chỉ là một buổi lễ hay cuộc gặp gỡ mà còn là dịp để doanh nghiệp truyền tải thông điệp, khẳng định hình ảnh và tạo dấu ấn với khách hàng, đối tác.
Theo anh Đỗ Thanh Tùng, Giám đốc Công ty TNHH Âm nhạc và sự kiện Sao Mai ở phường Thành Đông, các chương trình tổng kết, tất niên hiện nay được kỳ vọng trở thành không gian truyền cảm hứng, gắn kết nội bộ và khẳng định bản sắc thương hiệu. Điều đó buộc các đơn vị tổ chức sự kiện phải đầu tư nhiều hơn vào concept, câu chuyện xuyên suốt, thiết kế không gian và công nghệ trình diễn.
Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao, nhiều doanh nghiệp mạnh dạn đầu tư lớn cho trang thiết bị và con người. Chẳng hạn như Công ty TNHH Tổ chức sự kiện Vhunter liên tục nâng cấp hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED với số lượng lớn, chủ động phục vụ nhiều sự kiện cùng lúc. “Ngày 10/1 vừa qua, doanh nghiệp đầu tư hơn 100 m² màn LED, nâng tổng diện tích hệ thống màn LED lên trên 250 m², đủ khả năng phục vụ nhiều sự kiện cùng lúc”, anh Phạm Văn Hậu cho biết.
Nhiều doanh nghiệp tổ chức sự kiện của thành phố còn đầu tư xưởng in ấn và decor, chủ động toàn bộ khâu tổ chức, hạn chế phụ thuộc vào đối tác bên ngoài. Cùng với đầu tư trang thiết bị, chất lượng nhân sự làm sự kiện cũng có bước chuyển rõ nét. Nếu trước đây phần lớn nhân lực trong ngành chủ yếu học nghề qua thực tế, truyền kinh nghiệm cho nhau thì nay nhiều lao động trẻ đã được đào tạo bài bản, nắm vững kỹ năng chuyên môn và công nghệ.
Ông Hoàng Văn Hùng, giám đốc một doanh nghiệp ở phường Thạch Khôi vừa thuê một đơn vị tổ chức hội nghị tri ân khách hàng cuối năm cho biết: “So với vài năm trước, dịch vụ bây giờ đầy đủ và bài bản hơn nhiều. Từ âm thanh, ánh sáng, người dẫn chương trình đến khâu sắp xếp không gian, bàn ghế đều được lo trọn gói. Doanh nghiệp chỉ cần nêu yêu cầu, còn lại đơn vị tổ chức chủ động triển khai”.
Theo ông Hùng, điểm khác biệt lớn nhất hiện nay là yếu tố thẩm mỹ và trải nghiệm. Các chương trình không còn làm theo lối cũ, rập khuôn mà được đầu tư kỹ về hình ảnh cách dàn dựng cũng như khả năng lan tỏa trên các nền tảng truyền thông.
Nghề tổ chức sự kiện đang dần khẳng định vai trò là dịch vụ chuyên nghiệp, đòi hỏi sự đầu tư bài bản và tinh thần làm việc nghiêm túc. Chất lượng và uy tín được tích lũy qua mỗi chương trình sẽ là nền tảng để các doanh nghiệp trong lĩnh vực này của thành phố phát triển bền vững hơn thời gian tới.