Hải Phòng chuẩn hóa dữ liệu hộ tịch, mở đường cho công dân số

Xây dựng kho dữ liệu "đúng, đủ, sạch, sống"

Triển khai Đề án 06 của Chính phủ và chuẩn bị thi hành Luật Hộ tịch 2026, Hải Phòng xác định chuẩn hóa cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là nhiệm vụ trọng tâm nhằm hình thành hồ sơ công dân số, tạo nền tảng cho việc giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường số.

Đến nay, thành phố hoàn thành xử lý tất cả dữ liệu kết hôn, 100% dữ liệu khai sinh và rà soát, xử lý toàn bộ 213.382 dữ liệu khai sinh sai lệch giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Sở Tư pháp cũng tiếp nhận, xử lý hơn 46.000 yêu cầu sửa sai sót và 135 đề nghị hủy dữ liệu trên hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch dùng chung.

Điều đáng chú ý, phần lớn sai lệch không xuất phát từ những lỗi phức tạp mà chủ yếu là những chi tiết rất nhỏ như thiếu dấu trong họ tên; ngày, tháng, năm sinh không thống nhất; địa danh thay đổi sau nhiều lần chia tách, sáp nhập hoặc thông tin cha, mẹ chưa đồng nhất giữa giấy khai sinh và dữ liệu dân cư. Nhiều trường hợp sổ hộ tịch được lập cách đây hàng chục năm đã mờ, rách, nhòe mực, buộc cán bộ phải đối chiếu thủ công từng thông tin.

Tại phường Lê Chân, chỉ riêng đợt rà soát thứ hai, địa phương phải kiểm tra hơn 8.600 dữ liệu khai sinh. Theo ông Phạm Việt Anh, Phó Chủ tịch UBND phường, nhiều sai lệch bắt nguồn từ yếu tố lịch sử khi địa giới hành chính thay đổi hoặc do sổ hộ tịch viết tay đã xuống cấp theo thời gian. Một số trường hợp người dân kê khai thông tin dân tộc khác với giấy khai sinh cũng làm phát sinh sai lệch giữa các hệ thống dữ liệu.

Những sai khác tưởng chừng rất nhỏ lại có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc cấp căn cước công dân, đăng ký cư trú, cấp thẻ bảo hiểm y tế, giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội hay thực hiện các giao dịch dân sự. Vì vậy, xây dựng cơ sở dữ liệu "đúng, đủ, sạch, sống" không chỉ là yêu cầu kỹ thuật mà còn là nền tảng để nâng cao chất lượng phục vụ người dân.

Gỡ "điểm nghẽn" từ cơ sở

Quá trình triển khai tại các địa phương cho thấy, bên cạnh kết quả đạt được, công tác hộ tịch vẫn đối mặt nhiều khó khăn, từ nhân lực, hạ tầng công nghệ đến khả năng thích ứng với môi trường số.

Khối lượng dữ liệu lịch sử cần chuẩn hóa rất lớn trong khi đội ngũ công chức tư pháp, hộ tịch ở cơ sở còn mỏng, nhiều người cùng lúc đảm nhiệm nhiều lĩnh vực. Việc vừa giải quyết hồ sơ phát sinh hằng ngày, vừa rà soát dữ liệu cũ và hỗ trợ người dân thực hiện dịch vụ công trực tuyến khiến áp lực công việc tăng lên đáng kể.

Tại xã Yết Kiêu, dù tỷ lệ hồ sơ hộ tịch trực tuyến đạt 97,2%, bà Phạm Thị Thu, Chủ tịch UBND xã cho biết: Địa phương chỉ có 4 công chức trực tiếp thực hiện công tác tư pháp, hộ tịch, trong khi phạm vi quản lý rộng, khối lượng hồ sơ lớn. Không ít thời điểm, phần mềm đăng ký hộ tịch và dịch vụ công chưa đồng bộ, phát sinh tình trạng phải nhập lại dữ liệu hoặc chuyển hồ sơ giấy sang cơ quan liên quan để tiếp tục xử lý.

Đây cũng là khó khăn chung của nhiều địa phương khi hệ thống phần mềm liên thông giữa các ngành đôi lúc còn chậm, xảy ra lỗi đồng bộ hoặc nghẽn dữ liệu. Tại phường Nhị Chiểu, cán bộ bộ phận "một cửa" phải thao tác trên nhiều phần mềm chuyên ngành khác nhau. Có những hồ sơ bị treo do dữ liệu truyền chậm, buộc cán bộ xử lý ngoài giờ để bảo đảm tiến độ giải quyết cho người dân.

Theo ông Lê Văn Huy, Phó Chủ tịch UBND xã An Lão, thách thức lớn nhất hiện nay là chuyển đổi hoàn toàn từ phương thức quản lý truyền thống sang môi trường số. Điều đó đòi hỏi đội ngũ công chức tư pháp, hộ tịch phải thường xuyên cập nhật kiến thức, nâng cao kỹ năng công nghệ thông tin, đồng thời dành nhiều thời gian hỗ trợ người dân, nhất là người cao tuổi tiếp cận các thủ tục hành chính điện tử.

Tăng cường phối hợp liên ngành

Từ thực tiễn triển khai, nhiều địa phương đã chuyển từ cách làm riêng lẻ sang cơ chế phối hợp chặt chẽ giữa tư pháp, công an, bảo hiểm xã hội và Trung tâm Phục vụ hành chính công đễ tháo gỡ ''điểm nghẽn''.

Theo ông Phạm Việt Anh, Phó Chủ tịch UBND phường Lê Chân, địa phương thành lập tổ công tác liên ngành giữa công chức tư pháp, hộ tịch và công an để đối chiếu dữ liệu hằng tuần, thay cho việc trao đổi bằng văn bản như trước đây. Việc lấy sổ hộ tịch gốc làm căn cứ pháp lý, kết hợp lực lượng cảnh sát khu vực xác minh nhân thân đã giúp rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao độ chính xác của dữ liệu.

Bên cạnh đó, nhiều địa phương phát huy hiệu quả tổ công nghệ số cộng đồng, đoàn viên thanh niên hướng dẫn người dân cài đặt VNeID, thực hiện dịch vụ công trực tuyến, đồng thời đổi mới cách tuyên truyền bằng video hướng dẫn, mạng xã hội và các nền tảng số để người dân dễ tiếp cận hơn.

Tuy nhiên, để Luật Hộ tịch phát huy hiệu quả khi có hiệu lực từ ngày 1/3/2027, nhiều cán bộ địa phương kiến nghị tiếp tục hoàn thiện hạ tầng công nghệ, nâng cấp phần mềm liên thông, đơn giản hóa quy trình xử lý trên môi trường điện tử, tăng cường đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ công chức tư pháp, hộ tịch và đẩy mạnh hướng dẫn người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến.

Việc xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch thống nhất, chính xác và có khả năng chia sẻ giữa các ngành không chỉ giúp rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính mà còn tạo nền tảng để người dân từng bước thực hiện các giao dịch hành chính không cần xuất trình nhiều loại giấy tờ. Đó cũng là mục tiêu xuyên suốt của cải cách hành chính và chuyển đổi số, cũng là bước đệm thực hiện toàn diện Luật Hộ tịch 2026 tới đây khi lấy dữ liệu số là nòng cốt để phục vụ người dân.

HẢI VÂN