Số hóa hợp đồng, hiện đại hóa quản trị lao động

Doanh nghiệp mong sớm chuyển sang hợp đồng điện tử

Quản trị nguồn nhân lực là một trong những lĩnh vực có nhiều cơ hội ứng dụng công nghệ, từ tuyển dụng, quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương đến giao kết và lưu trữ hợp đồng lao động.

Chị Phạm Thị Liễu, Trưởng Phòng Nhân sự, Công ty TNHH Michigan Chí Linh Hải Dương (phường Lê Đại Hành) cho biết, doanh nghiệp hiện chưa thực hiện ký hợp đồng lao động điện tử. Việc lưu trữ hồ sơ, giấy tờ theo phương thức thủ công cũng gây không ít khó khăn cho doanh nghiệp.

Với hợp đồng điện tử, thay vì phải in ấn, ký trực tiếp, lưu trữ bản giấy và chuyển giao giữa các bên, toàn bộ quá trình từ khởi tạo, gửi, ký kết đến lưu trữ hợp đồng đều có thể thực hiện trên môi trường điện tử.

Hợp đồng điện tử vẫn đầy đủ các nội dung của một hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật, nhưng được hình thành, giao kết và lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử. Người lao động và người sử dụng lao động có thể ký kết hợp đồng mà không nhất thiết phải gặp trực tiếp.

Đây được xem là một bước tiến quan trọng trong quá trình số hóa quan hệ lao động, đặc biệt trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp đang sử dụng các hệ thống quản trị nhân sự trực tuyến và có lực lượng lao động lớn.

Chị Nguyễn Việt Hà, Trưởng Phòng Hành chính - Nhân sự, Công ty TNHH Đồ chơi Lucky Việt Nam (phường Hưng Đạo) cho biết, doanh nghiệp mong muốn các sở, ngành tổ chức thêm các buổi tập huấn, hướng dẫn để sớm áp dụng hợp đồng lao động điện tử trong công tác tuyển dụng, quản lý và đào tạo người lao động.

Tuy nhiên, số hóa hợp đồng lao động cũng đặt ra yêu cầu cao hơn về bảo mật, xác thực và bảo vệ dữ liệu cá nhân. Hồ sơ lao động chứa nhiều thông tin quan trọng như căn cước, tài khoản ngân hàng, bảo hiểm, quá trình làm việc, tiền lương và các dữ liệu liên quan.

Nếu hệ thống quản lý không bảo đảm an toàn, nguy cơ lộ lọt, mất dữ liệu hoặc sử dụng thông tin không đúng mục đích có thể xảy ra. Do đó, chuyển từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử không đơn thuần là thay đổi phương thức ký, mà đòi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi cả quy trình quản trị và đầu tư cho hạ tầng công nghệ, bảo mật dữ liệu.

Thay đổi nhận thức, thúc đẩy chuyển đổi

Hải Phòng có tốc độ phát triển công nghiệp, dịch vụ nhanh, tập trung nhiều doanh nghiệp sử dụng đông lao động. Đặc biệt, tại các khu công nghiệp, khu kinh tế, nhu cầu tuyển dụng và quản lý nhân sự quy mô lớn ngày càng đặt ra yêu cầu cao về ứng dụng công nghệ trong quản trị lao động.

Tuy nhiên, hợp đồng lao động điện tử tại Hải Phòng hiện chưa được triển khai rộng rãi và chưa trở thành phương thức phổ biến trong các doanh nghiệp.

Một trong những nguyên nhân là nhận thức của một bộ phận doanh nghiệp về hợp đồng lao động điện tử còn chưa đầy đủ. Nhiều doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp vừa và nhỏ, vẫn quen với hình thức ký hợp đồng bằng giấy và chưa coi số hóa hợp đồng là yêu cầu cấp thiết.

Để hợp đồng lao động điện tử phát huy hiệu quả, không thể chỉ dựa vào nỗ lực của doanh nghiệp mà cần có sự đồng hành của cơ quan quản lý nhà nước, các tổ chức đại diện người lao động và các đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ.

Sở Nội vụ Hải Phòng đã chủ động triển khai các hoạt động tuyên truyền, phổ biến pháp luật về hợp đồng lao động điện tử, đồng thời trang bị kiến thức cho doanh nghiệp về đối thoại tại nơi làm việc, thương lượng tập thể, giải quyết tranh chấp lao động và đình công.

Vừa qua, Sở Nội vụ Hải Phòng tổ chức Hội nghị tuyên truyền, phổ biến pháp luật về hợp đồng lao động điện tử và tập huấn kiến thức, kỹ năng về đối thoại tại nơi làm việc, thương lượng tập thể, giải quyết tranh chấp lao động và đình công trên địa bàn thành phố Hải Phòng năm 2026 cho khoảng 500 doanh nghiệp.

Bà Vũ Thị Phương Oanh, Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội, Bộ Nội vụ cho biết, việc quy định rõ giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử sẽ tạo cơ sở để doanh nghiệp yên tâm triển khai, đồng thời bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động. Doanh nghiệp cũng cần chú trọng các quy trình giao kết, xác thực, lưu trữ và bảo đảm an toàn dữ liệu trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng.

Ông Bùi Quốc Trình, Phó Giám đốc Sở Nội vụ Hải Phòng cho rằng, chuyển đổi số trong quan hệ lao động là xu hướng tất yếu, nhưng cần được thực hiện từng bước, phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp.

“Việc triển khai hợp đồng lao động điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thời gian, chi phí trong quản lý hồ sơ mà còn góp phần hiện đại hóa phương thức quản trị nhân sự. Tuy nhiên, doanh nghiệp và người lao động phải hiểu đúng quy định, sử dụng hệ thống đúng quy trình và bảo đảm quyền lợi của các bên trong quan hệ lao động”, ông Trình nhấn mạnh.

Về lâu dài, hợp đồng lao động điện tử có thể trở thành một mắt xích quan trọng trong hệ sinh thái quản trị nhân sự số, kết nối với các quy trình tuyển dụng, tiền lương, bảo hiểm, đánh giá lao động và quản lý hồ sơ.

Với một địa bàn công nghiệp lớn như Hải Phòng, việc thúc đẩy hợp đồng lao động điện tử không chỉ có ý nghĩa giảm thủ tục hành chính cho doanh nghiệp mà còn góp phần xây dựng môi trường lao động hiện đại, minh bạch, phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số.

MINH NGUYÊN