Số hóa hồ sơ, thêm thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp

Tỷ lệ số hóa vượt chỉ tiêu

Từ đầu năm đến nay, xã Gia Lộc tiếp nhận hơn 19.000 hồ sơ thủ tục hành chính. Tỷ lệ hồ sơ giải quyết đúng, trước hạn đạt 99,97%. Tỷ lệ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và cấp kết quả điện tử đều đạt 99,99%. Tỷ lệ dữ liệu được khai thác, tái sử dụng đạt 99,58%.

Kết quả này có được từ việc xã chú trọng số hóa ngay từ khâu tiếp nhận hồ sơ. Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã, cán bộ hướng dẫn người dân nộp hồ sơ, thanh toán, tra cứu kết quả trực tuyến. Dữ liệu sau số hóa được tái sử dụng trong xử lý công việc, góp phần cắt giảm thành phần hồ sơ, rút ngắn thời gian, giảm chi phí tuân thủ.

Ông Phạm Văn Thung, Chủ tịch UBND xã Gia Lộc cho biết để duy trì kết quả số hóa, cán bộ phải thay đổi phương thức làm việc, coi dữ liệu số là một phần của quy trình giải quyết công việc. Xã xác định số hóa phải gắn với khai thác, sử dụng dữ liệu. “Hồ sơ đã số hóa mà không được tái sử dụng thì chưa phát huy hết giá trị. Vì vậy, xã tập trung hướng dẫn cán bộ thực hiện đúng quy trình, đồng thời hỗ trợ người dân ngay từ khâu tiếp nhận”, ông Thung cho biết.

Tại Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, công chức tiếp nhận, giải quyết lưu bản điện tử, dùng chữ ký số cá nhân ký trên bản sao chụp điện tử. Giấy tờ được phân loại dữ liệu, cấp mã kết quả số hóa và lưu vào kho dữ liệu điện tử. Trong quý III/2026, sở tiếp nhận 290 hồ sơ thủ tục hành chính. 100% hồ sơ được số hóa và cấp kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử. Kết quả được ký số, đính kèm trên hệ thống khi trả cho tổ chức, công dân.

Là đơn vị dẫn đầu khối xã, đặc khu của thành phố về chỉ số cải cách hành chính năm 2026, từ đầu năm đến nay xã Quyết Thắng tiếp nhận hơn 8.000 hồ sơ thủ tục hành chính. Tỷ lệ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết, cấp kết quả điện tử và khai thác, tái sử dụng dữ liệu số hóa đều đạt 100%.

Chị Đào Hồng Hà, công chức Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Quyết Thắng cho biết, xã tuyên truyền bằng nhiều hình thức như qua Cổng thông tin điện tử, fanpage, Zalo OA, hệ thống truyền thanh, nhóm Zalo cộng đồng, tờ rơi và hướng dẫn trực tiếp tại hộ gia đình. “Cán bộ hướng dẫn người dân từng bước thực hiện trên môi trường điện tử. Khi người dân quen với việc nộp hồ sơ, thanh toán trực tuyến và nhận kết quả điện tử thì việc giải quyết thủ tục hành chính thuận lợi hơn”, chị Hà chia sẻ.

Theo dữ liệu kết quả về số hóa giải quyết thủ tục hành chính do Sở Khoa học và Công nghệ cung cấp, đến giữa tháng 8/2026, Hải Phòng là một trong 3 địa phương có tỷ lệ số hóa hồ sơ cao nhất cả nước, đạt 100%. Toàn thành phố tiếp nhận, giải quyết hơn 1,7 triệu hồ sơ thủ tục hành chính. Tỷ lệ số hóa hồ sơ đạt 100%, cấp kết quả điện tử hơn 99%, khai thác, sử dụng lại thông tin, dữ liệu số hóa trên 98%.

Các chỉ tiêu này đều đạt và vượt mục tiêu thành phố đề ra năm 2026 là 100% hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính được số hóa và cấp kết quả điện tử; tỷ lệ khai thác, sử dụng lại thông tin, dữ liệu số hóa tối thiểu 90%. Kết quả cũng vượt yêu cầu của Chính phủ về xử lý thủ tục hành chính trên môi trường số và số hóa hồ sơ, với mức từ 95% trở lên.

Hiệu quả

Số hóa hồ sơ, giấy tờ và kết quả giải quyết thủ tục hành chính góp phần giảm thời gian xử lý, hạn chế việc người dân, doanh nghiệp phải cung cấp lại thông tin, giấy tờ đã được số hóa. Đồng thời tạo nền tảng khai thác, chia sẻ dữ liệu phục vụ quản lý nhà nước và cung cấp dịch vụ công trên môi trường điện tử. Thực tế tại các địa phương cho thấy, hiệu quả số hóa được phát huy rõ hơn khi dữ liệu được khai thác, sử dụng lại, thay vì chỉ chuyển hồ sơ giấy sang điện tử.

Ông Nguyễn Văn Thắng, người dân xã Gia Lộc cho biết, thông tin, giấy tờ được lưu trên hệ thống giúp người dân thuận lợi hơn khi thực hiện các thủ tục tiếp theo. “Những thông tin đã có trên hệ thống được khai thác lại, mỗi lần cần giải quyết thủ tục hành chính chúng tôi đỡ phải chuẩn bị hồ sơ, đi lại nhiều lần”, ông Thắng nói.

Chị Nguyễn Thị Mỵ, công chức Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Thanh Hà cho biết, mọi thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đều được số hóa, lưu trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính thành phố và kết nối liên thông với phần mềm các bộ, ngành. Các cơ quan, đơn vị có thể khai thác kết quả số hóa của nhau. “Người dân, tổ chức khi có nhu cầu giải quyết thủ tục hành chính không cần chuẩn bị lại những giấy tờ đã có trên hệ thống, qua đó giảm tốn kém, lãng phí”, chị Mỵ nói.

Theo bà Nguyễn Thị An, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố, để nâng tỷ lệ số hóa, các sở, ngành, địa phương tập trung số hóa ngay từ khâu tiếp nhận, giải quyết hồ sơ. Bố trí cán bộ hướng dẫn, hỗ trợ người dân thực hiện trực tuyến, đồng thời tăng cường kiểm tra, theo dõi tỷ lệ số hóa và tái sử dụng dữ liệu. Các đơn vị xác định số hóa gắn với khai thác, sử dụng lại dữ liệu trong từng khâu giải quyết hồ sơ, qua đó giảm giấy tờ, thời gian cho người dân, doanh nghiệp.