Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy

Hợp đồng lao động điện tử tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong quản trị lao động. Cơ sở pháp lý cho việc triển khai gồm Nghị định số 337/2025/NĐ-CP ngày 24/12/2025 của Chính phủ quy định về hợp đồng lao động điện tử, Thông tư số 08/2026/TT-BNV ngày 15/5/2026 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 337/2025/NĐ-CP ngày 24/12/ 2025 của Chính phủ quy định về hợp đồng lao động điện tử cùng các quyết định quy định về kiến trúc, quy chế hoạt động và tài liệu hướng dẫn kết nối nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Khoản 1 Điều 1 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP quy định: Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử được thực hiện trên tinh thần khuyến khích, không bắt buộc. Đối với doanh nghiệp, hình thức này giúp linh hoạt hơn trong quá trình tuyển dụng, giao kết và quản lý quan hệ lao động; đồng thời giảm thời gian, chi phí liên quan đến in ấn, ký kết và lưu trữ hồ sơ giấy.

Dữ liệu hợp đồng lao động điện tử có thể được kết nối, chia sẻ với các cơ quan quản lý nhà nước như cơ quan Thuế, Bảo hiểm xã hội, Ngân hàng và cơ quan quản lý lao động, qua đó hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục hành chính, xác minh thu nhập, đăng ký bảo hiểm và khai trình, báo cáo về sử dụng lao động.

Cùng với thuận lợi về quản trị, doanh nghiệp phải bảo đảm trách nhiệm bảo vệ dữ liệu của người lao động và người dự tuyển. Việc thu thập thông tin phải phục vụ mục đích tuyển dụng, quản lý và được sự đồng ý của người lao động; dữ liệu phải được xóa hoặc hủy khi hợp đồng chấm dứt hoặc người dự tuyển không trúng tuyển, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

Các hành vi mua bán, làm lộ hoặc xử lý dữ liệu trái quy định có thể bị xử lý nghiêm, với mức phạt tiền lên tới 5% tổng doanh thu hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định.

Để bảo đảm an toàn dữ liệu và tính pháp lý trong giao kết, doanh nghiệp và người lao động tuân thủ các điều kiện chặt chẽ về định danh, chữ ký số và hạ tầng công nghệ.

Các bên tham gia giao kết phải sử dụng giấy tờ tùy thân, giấy tờ pháp lý phù hợp như thẻ Căn cước, Căn cước điện tử, tài khoản VNeID mức độ 2, Hộ chiếu hoặc giấy tờ pháp lý thành lập doanh nghiệp. Đồng thời, các bên phải sử dụng chữ ký số và dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định.

Đối với doanh nghiệp cung cấp giải pháp eContract, đơn vị cung cấp dịch vụ phải có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy theo quy định.

Hệ thống eContract phải đáp ứng yêu cầu về định danh, xác thực, trong đó có khả năng xác thực sinh trắc học như vân tay, khuôn mặt, mống mắt đúng với giấy tờ tùy thân; bảo đảm an toàn thông tin, tính toàn vẹn của chứng từ và khả năng tích hợp thông qua cổng kết nối API với Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ.

Hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng hoàn tất ký số, có dấu thời gian và được nhà cung cấp eContract chứng thực, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Quy định cũng đặt ra yêu cầu đối với việc chuyển đổi giữa hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử nhằm bảo đảm thông tin sau chuyển đổi được đầy đủ, toàn vẹn, có ký hiệu xác nhận chuyển đổi và chữ ký số xác thực của người có thẩm quyền.

Dữ liệu hợp đồng lao động điện tử được lưu trữ tập trung trong 10 năm.

Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ trực tiếp xây dựng, vận hành và quản lý tập trung, thực hiện lưu trữ dữ liệu, cung cấp các dịch vụ dùng chung và cấp mã định danh (ID) duy nhất cho từng hợp đồng lao động điện tử trên phạm vi toàn quốc.

Mỗi hợp đồng lao động điện tử được cấp một mã định danh riêng. Đây là cơ sở để quản lý, khai thác và kết nối dữ liệu hợp đồng trên phạm vi toàn quốc.

Trong thời hạn 24 giờ kể từ khi hợp đồng được ký kết và chứng thực thành công, nhà cung cấp dịch vụ có trách nhiệm gửi dữ liệu hợp đồng lao động điện tử lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã ID. Mã định danh này được duy trì trong suốt vòng đời của hợp đồng.

Thời hạn lưu trữ dữ liệu về hợp đồng lao động điện tử, phụ lục hợp đồng lao động điện tử và các văn bản điện tử khác liên quan trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử là 10 năm kể từ ngày hợp đồng lao động chấm dứt. Trường hợp người sử dụng lao động và người lao động giao kết nhiều hợp đồng lao động liên tục theo quy định tại Điều 20 Bộ luật Lao động năm 2019 thì thời hạn 10 năm được tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động cuối cùng.

Doanh nghiệp và người lao động có thể đăng ký tài khoản trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để tra cứu, quản lý và khai thác dữ liệu hợp đồng, phục vụ các giao dịch cũng như thủ tục hành chính khi có nhu cầu.