Quy định mới về vận chuyển và giao nhận tài liệu bí mật nhà nước

Quy định chi tiết về vận chuyển tài liệu và vật chứa bí mật nhà nước

Trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước, việc vận chuyển tài liệu, vật chứa (trừ trường hợp qua dịch vụ bưu chính chuyên dùng) được quy định với những yêu cầu nghiêm ngặt nhằm đảm bảo an toàn tuyệt đối. Nghị định nêu rõ, tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước phải được chứa, đựng trong các thiết bị bảo mật và bảo quản bằng vật liệu phù hợp, bảo đảm không bị hư hỏng, biến dạng trong suốt quá trình vận chuyển.

Phương tiện và thiết bị dùng để vận chuyển phải do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý bí mật nhà nước quy định nhằm tối ưu hóa khả năng bảo vệ. Người được giao nhiệm vụ vận chuyển trực tiếp chịu trách nhiệm bảo vệ an toàn cho tài liệu, vật chứa từ điểm đi đến điểm nhận, phòng ngừa mọi rủi ro lộ, mất thông tin.

Quy trình giao và đăng ký tài liệu bí mật nhà nước đi

Việc giao tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đi phải tuân thủ trình tự đăng ký nghiêm ngặt. Trước khi chuyển đi, mọi tài liệu phải được ghi danh vào "Sổ đăng ký bí mật nhà nước đi" hoặc cập nhật lên Hệ thống quản lý văn bản điện tử bí mật nhà nước. Một lưu ý quan trọng là đối với các tài liệu thuộc độ "Tuyệt mật", tuyệt đối không được ghi trích yếu nội dung trong sổ hoặc trên hệ thống điện tử để đảm bảo tính bảo mật cao nhất.

Về hình thức đóng gói, tài liệu đi phải được làm bì hoặc đóng gói riêng biệt. Giấy làm bì phải sử dụng loại giấy dai, bền, khó thấm nước và đặc biệt là không nhìn thấu qua được; hồ dán phải có độ dính cao, khó bóc mà không để lại dấu vết. Ngoài bì phải đóng dấu chữ "A", "B" hoặc "C" tương ứng với độ mật cao nhất của tài liệu bên trong. Đối với các trường hợp gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết, bên ngoài phải đóng thêm dấu "Chỉ người có tên mới được bóc bì" để xác định quyền hạn tiếp cận.

Quy trình tiếp nhận và xử lý tài liệu bí mật nhà nước đến

Sau khi nhận tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước đến, cán bộ phụ trách phải lập tức đăng ký vào "Sổ đăng ký bí mật nhà nước đến" hoặc cập nhật vào hệ thống điện tử. Tài liệu độ "Tuyệt mật" chỉ được phép mở bì khi có sự cho phép trực tiếp từ người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức tiếp nhận.

Trong trường hợp phong bì có dấu "Chỉ người có tên mới được bóc bì", người nhận chỉ được vào sổ theo ký hiệu ngoài bì mà không được phép mở. Nếu người có tên trên bì đi vắng nhưng bì có thêm dấu "Hỏa tốc", tài liệu phải được chuyển ngay đến người đứng đầu cơ quan để xử lý kịp thời.

Đặc biệt, Nghị định quy định rõ cách xử lý các sai sót: Nếu tài liệu gửi đến không thực hiện đúng quy định bảo vệ bí mật nhà nước, bên nhận phải báo cáo lãnh đạo giải quyết và thông báo cho nơi gửi để khắc phục. Nếu phát hiện dấu hiệu bóc mở, tráo đổi, mất hoặc hư hỏng, bên giao và bên nhận phải lập biên bản ghi nhận sự việc, báo cáo người có thẩm quyền của cả hai bên để phối hợp điều tra và xử lý theo quy định pháp luật.

Nghiệp vụ giao nhận số lượng lớn và văn bản điện tử

Đối với trường hợp giao nhận tài liệu với số lượng lớn, các bên phải thực hiện bằng Biên bản giao nhận. Nội dung biên bản phải thể hiện đầy đủ thông tin bên giao, bên nhận; số lượng tài liệu phân loại theo từng mức độ mật; tình trạng vật lý tại thời điểm bàn giao và danh sách chi tiết (số, ký hiệu, ngày ban hành, cơ quan ban hành, độ mật). Hai bên có trách nhiệm đối chiếu số lượng và kiểm tra kỹ việc đóng gói trước khi ký nhận.

Về văn bản điện tử bí mật nhà nước, yêu cầu kỹ thuật bao gồm việc cấp số, thời gian ban hành và tạo dấu chỉ độ mật màu đỏ trên hệ thống. Trừ các văn bản được số hóa, mọi văn bản điện tử phải có chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan, tổ chức. Máy tính dùng trong quy trình này tuyệt đối không được kết nối với mạng internet hay viễn thông, trừ mạng LAN độc lập hoặc theo các quy định đặc thù về cơ yếu.

Quy định về mang tài liệu ra khỏi nơi lưu giữ

Việc mang tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước ra khỏi nơi lưu giữ phục vụ công tác trong nước phải đảm bảo mục đích xử lý nhiệm vụ được giao và phải hoàn trả ngay khi kết thúc nhiệm vụ.

Đối với công tác nước ngoài, quy trình xin phép khắt khe hơn: người thực hiện phải có văn bản xin phép gửi người có thẩm quyền theo quy định tại Luật Bảo vệ bí mật nhà nước. Văn bản xin phép phải nêu rõ họ tên, chức vụ, đơn vị công tác, trích yếu nội dung, độ mật của tài liệu, mục đích sử dụng, thời gian, địa điểm và các biện pháp bảo vệ cụ thể. Sau khi kết thúc nhiệm vụ, người mang tài liệu phải báo cáo kết quả quản lý, sử dụng và bàn giao lại toàn bộ cho cơ quan quản lý trực tiếp.

Mọi hành vi mang tài liệu ra ngoài đều phải sử dụng các phương tiện, thiết bị an toàn do người đứng đầu cơ quan quy định nhằm phòng ngừa triệt để nguy cơ lộ, mất bí mật nhà nước trong quá trình di chuyển.