Sử dụng bản sao chứng thực phù hợp

Người dân thực hiện thủ tục bản sao điện tử tại UBND quận Lê Chân.

Còn nhiều bản sao chứng thực giấy

Sáng 7-12, anh Nguyễn Văn Thản ở thôn Vũ, xã Minh Tân đến UBND xã Minh Tân (huyện Kiến Thụy) đề nghị chứng thực giấy khai sinh, bằng cấp, chứng chỉ để hoàn thiện hồ sơ xin việc tại doanh nghiệp thuộc Khu Công nghiệp VSHIP (huyện Thủy Nguyên). Anh được cán bộ tư pháp xã hướng dẫn thực hiện thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính và quy định pháp luật không bắt buộc phải nộp bản sao chứng thực bản giấy khi hoàn thiện hồ sơ xin việc. Tuy nhiên, lo ngại hồ sơ không hợp lệ, anh Thản đề nghị được chứng thực giấy tờ bản giấy.

Còn chị Nguyễn Thị Dung, ở thôn Thấp Linh, xã Minh Tân đến UBND xã làm thủ tục khai tử cho người thân chỉ xuất trình các bản chính căn cước công dân của bản thân và người được khai tử để cán bộ tư pháp chụp, lưu và tiến hành các TTHC khai tử nhanh gọn. Cán bộ tư pháp xã Minh Tân, Trần Đình Thăng cho biết, mỗi năm, UBND xã thực hiện gần 6.000 bản sao chứng thực các loại giấy tờ theo yêu cầu của người dân, chủ yếu phục vụ nhu cầu làm hồ sơ xin việc, nhập học… 100% số TTHC người dân chỉ cần xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc bản sao photo, không cần chứng thực. UBND xã cũng vận động người dân thực hiện bản sao chứng thực điện tử để sử dụng trong môi trường điện tử, song nhiều người còn e ngại chưa thực hiện.

Việc lạm dụng yêu cầu nộp bản sao chứng thực không chỉ gây tốn kém đối với xã hội, bức xúc trong người dân mà còn sai quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ, không phù hợp với tư duy, định hướng chuyển đổi số của thành phố hiện nay. Theo quy định tại khoản 1 điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ, trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu bản sao có chứng thực, nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Việc sử dụng bản sao chứng thực giấy còn phổ biến, trong khi việc thực hiện quy định về bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính, có giá trị sử dụng thay cho bản chính dùng trong các giao dịch, hồ sơ điện tử theo quy định tại Nghị định 45/2020/NĐ-CP của Chính phủ còn chậm. Dịch vụ này được kích hoạt trên địa bàn thành phố từ tháng 8-2021, tuy nhiên đến nay toàn thành phố mới chỉ cấp gần 30.000 bản sao chứng thực điện tử.

Nâng cao hiệu quả chứng thực điện tử

Trưởng Phòng Tư pháp huyện Kiến Thụy, Nguyễn Thị Hồng Vân thông tin, hiện cơ bản các TTHC tư pháp tại UBND huyện Kiến Thụy và các xã thực hiện nghiêm việc đối chiếu bản sao và bản chính, không yêu cầu bản sao chứng thực; tăng cường tuyên truyền người dân thực hiện bản sao điện tử. Tuy nhiên, việc thực hiện bản sao chứng thực điện tử còn chậm vì người dân còn ngại thực hiện do thói quen sử dụng bản giấy; một số đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp yêu cầu bản giấy thay vì thực hiện môi trường điện tử; một số công chức chưa thành thạo công nghệ thông tin, một số đơn vị còn thiếu máy quét, máy vi tính cũ nên hiệu quả chưa cao khi triển khai dịch vụ này.

Bản sao chứng thực điện tử là giải pháp phù hợp trong xu thế chính quyền số hiện nay, qua đó khắc phục, hạn chế tình trạng lạm dụng bản sao chứng thực giấy. Khi sử dụng chứng thực bản sao điện tử, người dân, doanh nghiệp có thể thực hiện trực tuyến hoàn toàn đối với đa số các TTHC được cung cấp trên môi trường điện tử, loại bỏ tình trạng phải nộp bản sao chứng thực/xuất trình bản giấy để xác minh lại hồ sơ. Một bản sao chứng thực điện tử có thể được sử dụng cho nhiều bộ hồ sơ trực tuyến khác nhau, tiết kiệm công sức, thời gian, chi phí.

Theo Giám đốc Sở Tư pháp Đỗ Đại Dương, hiện nay, cơ bản toàn ngành Tư pháp thực hiện nghiêm việc không yêu cầu bản sao chứng thực giấy khi tiến hành các TTHC. Một số TTHC được thực hiện cấp độ 3, 4 nên rất thuận tiện cho người dân. Thực hiện chỉ đạo của UBND thành phố tại văn bản số 5011, Sở Tư pháp tiếp tục yêu cầu các đơn vị trong ngành thực hiện nghiêm chỉ đạo này; đồng thời tăng cường tuyên truyền tới người dân, tổ chức, đơn vị về quy định trong việc sử dụng bản sao chứng thực, ý nghĩa của bản sao chứng thực điện tử. Thời gian tới, Sở sẽ tăng cường thanh, kiểm tra việc thực hiện TTHC tại các đơn vị để bảo đảm thực hiện nghiêm chỉ đạo của thành phố./.