Nghị định 405/2026/NĐ-CP quy định việc quản lý, sử dụng biên chế công chức theo kế hoạch 5 năm và hằng năm, gắn với vị trí việc làm, khối lượng công việc, yêu cầu thực tiễn của từng cơ quan, đơn vị.
Thay mặt Chính phủ, Phó Thủ tướng Phạm Thị Thanh Trà ký Nghị định số 405/2026/NĐ-CP ngày 11/11/2026 quy định về quản lý, sử dụng biên chế công chức. Nghị định xác định rõ nguyên tắc, căn cứ, nội dung quản lý và thẩm quyền giao biên chế tại các bộ, ngành, địa phương, trong đó có chính quyền cấp xã.
Quy định mới hướng tới việc quản lý, sử dụng biên chế công chức khoa học, công khai, minh bạch và hiệu quả; bảo đảm số lượng công chức được giao phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và yêu cầu thực tế của từng cơ quan, đơn vị. Việc lập kế hoạch, phân bổ và điều chỉnh biên chế được thực hiện theo chu kỳ 5 năm và hằng năm, gắn với yêu cầu tinh giản biên chế và nâng cao chất lượng đội ngũ.
Theo Nghị định, việc xác định và quản lý biên chế công chức phải tuân thủ các quy định của Đảng, pháp luật về quản lý, sử dụng biên chế và tinh giản biên chế trong cơ quan, tổ chức hành chính.
Quá trình thực hiện phải bảo đảm tính khoa học, khách quan, công khai, minh bạch và hiệu quả, đồng thời hướng tới nâng cao chất lượng đội ngũ công chức. Đặc biệt, biên chế được xác định phải phù hợp với vị trí việc làm, căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, tính chất quan trọng và yếu tố đặc thù của từng cơ quan, tổ chức hành chính, cũng như định mức biên chế theo hướng dẫn của bộ quản lý ngành, lĩnh vực.
Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm sử dụng đúng và hiệu quả số biên chế được cấp có thẩm quyền giao, tránh tình trạng bố trí không phù hợp với yêu cầu công việc.
Nghị định quy định bốn nhóm căn cứ để xác định biên chế công chức. Trước hết là vị trí việc làm và khối lượng công việc thực tế tại từng vị trí, gắn với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan. Đây là cơ sở để xác định nhu cầu nhân lực theo yêu cầu thực tế, thay vì chỉ dựa trên số lượng công chức hiện có.
Bên cạnh đó, việc xác định biên chế phải tính đến quá trình phân cấp, phân quyền, phân định thẩm quyền; mức độ ứng dụng khoa học, công nghệ và chuyển đổi số; việc áp dụng phương pháp quản trị, quản lý mới, cải cách thủ tục hành chính và tinh giản quy trình công việc.
Thực tế quản lý, sử dụng biên chế đã được giao cũng là căn cứ quan trọng để đánh giá nhu cầu nhân lực trong giai đoạn tiếp theo.
Đối với các cơ quan, tổ chức hành chính ở địa phương và các cơ quan của Hội đồng Nhân dân thuộc phạm vi quy định, ngoài những căn cứ chung, việc xác định biên chế còn phải tính đến phân loại đơn vị hành chính cấp tỉnh, số lượng và phân loại đơn vị hành chính cấp xã, dân số, diện tích và mức độ phát triển kinh tế - xã hội.
Như vậy, việc phân bổ biên chế không chỉ căn cứ vào cơ cấu tổ chức mà còn phải tính đến đặc điểm địa bàn, quy mô dân cư và khối lượng công việc. Đây là những yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến nhu cầu nhân lực của từng cấp chính quyền.
Nghị định quy định các nội dung quản lý, sử dụng biên chế công chức gồm: ban hành hoặc tham mưu ban hành chủ trương, chính sách, quy định và văn bản liên quan; xây dựng kế hoạch, giao và điều chỉnh biên chế; bố trí, sử dụng biên chế trong tổng số được cấp có thẩm quyền giao; hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về quản lý, sử dụng biên chế công chức.
Trong đó, việc xây dựng kế hoạch biên chế được thực hiện theo hai giai đoạn: kế hoạch 5 năm và kế hoạch hằng năm. Các cơ quan, tổ chức hành chính thuộc phạm vi quản lý của bộ, địa phương phải lập hồ sơ kế hoạch để trình cấp có thẩm quyền xem xét.
Hồ sơ gồm văn bản đề nghị; kế hoạch biên chế của các cơ quan, tổ chức hành chính thuộc phạm vi quản lý; văn bản của cơ quan có thẩm quyền giao hoặc phê duyệt biên chế theo giai đoạn 5 năm, hằng năm liền kề với kỳ kế hoạch, kèm theo các văn bản làm căn cứ xác định biên chế như quy định về chức năng, nhiệm vụ, phân cấp, ủy quyền và phê duyệt vị trí việc làm. Các văn bản liên quan khác được bổ sung khi cần thiết.
Về nội dung, kế hoạch phải nêu rõ sự cần thiết của việc lập kế hoạch biên chế; đánh giá tình hình giao, quản lý và sử dụng biên chế trong giai đoạn 5 năm hoặc năm liền kề trước kỳ kế hoạch.
Đồng thời, cơ quan lập kế hoạch phải xây dựng phương án biên chế cho từng cơ quan, tổ chức hành chính thuộc phạm vi quản lý, kèm theo số liệu thống kê, tổng hợp cụ thể. Kế hoạch cũng cần xác định giải pháp tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền giao hoặc phê duyệt, dự kiến nguồn công chức bổ sung, thay thế, việc thực hiện chính sách tinh giản biên chế và kinh phí cần thiết.
Các kiến nghị, đề xuất liên quan cũng phải được thể hiện trong hồ sơ. Quy định này đặt ra yêu cầu các cơ quan không chỉ đề xuất số lượng biên chế mà còn phải giải trình cơ sở, nhu cầu và phương án sử dụng nhân lực.
Một nội dung đáng chú ý của Nghị định là quy định cụ thể thẩm quyền quyết định giao biên chế công chức theo từng cấp, từ bộ, ngành đến chính quyền địa phương và cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Đối với các bộ, căn cứ kế hoạch biên chế 5 năm do cơ quan được giao thẩm quyền quản lý biên chế trình, cấp có thẩm quyền quyết định tổng biên chế công chức của từng bộ và địa phương trong giai đoạn này.
Căn cứ tổng biên chế công chức giai đoạn 5 năm được cấp có thẩm quyền giao, Bộ Nội vụ trình cơ quan được giao thẩm quyền quản lý biên chế của bộ theo quy định của cấp có thẩm quyền quyết định tổng biên chế công chức giai đoạn 5 năm của từng bộ, bao gồm cả biên chế của các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
Tiếp đó, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành quyết định giao biên chế công chức hằng năm cho từng bộ, không bao gồm biên chế của các cơ quan đại diện, trước ngày 1/10 của năm trước liền kề năm kế hoạch, sau khi báo cáo Thủ tướng Chính phủ. Trong tổng số biên chế được giao, người đứng đầu bộ quyết định hoặc phân cấp quyết định giao biên chế hằng năm cho từng cơ quan, tổ chức hành chính thuộc phạm vi quản lý trước ngày 31/10 của năm trước liền kề năm kế hoạch.
Đối với địa phương, căn cứ tổng biên chế công chức 5 năm đã được cấp có thẩm quyền giao, cơ quan được giao thẩm quyền quản lý biên chế quyết định giao biên chế hằng năm cho từng địa phương trước ngày 1/10 của năm trước liền kề năm kế hoạch.
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm báo cáo cơ quan có thẩm quyền quản lý biên chế ở địa phương trước khi trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định giao biên chế hằng năm cho các cơ quan, tổ chức hành chính thuộc chính quyền cấp tỉnh, đồng thời quyết định tổng biên chế hằng năm của từng chính quyền cấp xã. Việc trình Hội đồng nhân dân cấp tỉnh phải hoàn thành trước ngày 15/10 của năm trước liền kề năm kế hoạch, trong phạm vi tổng biên chế được giao.
Ở cấp xã, UBND cấp xã trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định giao biên chế hằng năm cho từng cơ quan, tổ chức hành chính thuộc phạm vi quản lý, trong tổng số biên chế do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quyết định. Thời hạn thực hiện là trước ngày 31/10 của năm trước liền kề năm kế hoạch.
Đối với các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, căn cứ tổng biên chế 5 năm được giao và đề án tổng thể về tổ chức bộ máy, chỉ tiêu biên chế đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao quyết định giao biên chế công chức hằng năm cho từng cơ quan đại diện trước ngày 1/10 của năm trước liền kề năm kế hoạch.
Việc quy định các mốc thời gian cụ thể nhằm tạo cơ sở để các bộ, ngành và địa phương chủ động xây dựng kế hoạch, phân bổ biên chế, bảo đảm sự thống nhất trong quy trình giao biên chế hằng năm.
Nghị định áp dụng đối với các bộ, cơ quan ngang bộ, không bao gồm Bộ Quốc phòng và Bộ Công an; các cơ quan, tổ chức hành chính thuộc phạm vi quản lý của bộ, từ văn phòng, thanh tra, vụ, cục đến các chi cục, phòng, đội và tổ chức tương đương.
Ở địa phương, đối tượng áp dụng gồm UBND cấp tỉnh, cấp xã và các cơ quan, tổ chức hành chính trực thuộc. Cụ thể, ở cấp tỉnh có các sở, cơ quan chuyên môn, chi cục và tổ chức hành chính khác; ở cấp xã có cơ quan chuyên môn và các tổ chức hành chính khác thuộc UBND cấp xã. Các cơ quan của HĐND cấp tỉnh và cấp xã cũng thuộc phạm vi điều chỉnh.
Riêng các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện quản lý, sử dụng biên chế công chức theo quy định của pháp luật về cơ quan đại diện và các quy định tại Nghị định này.
Nghị định cũng làm rõ việc áp dụng đối với những người đã được tuyển vào biên chế trước ngày 1/4/1993, hiện đang đảm nhiệm các công việc tại vị trí việc làm hỗ trợ, phục vụ trong cơ quan, tổ chức hành chính thuộc bộ, cấp tỉnh và cấp xã. Những người này vẫn thuộc biên chế công chức theo quy định của Nghị định.
Đối với các ban, cơ quan Đảng ở Trung ương và địa phương; các ủy ban, cơ quan của Quốc hội; Văn phòng Chủ tịch nước; Tòa án nhân dân tối cao; Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; Kiểm toán nhà nước; các cơ quan thuộc Ủy ban MTTQ Việt Nam các cấp; tổ chức chính trị - xã hội và các hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ, việc quản lý, sử dụng biên chế được thực hiện trên cơ sở vận dụng các quy định của Nghị định, phù hợp với quy định của Đảng và pháp luật có liên quan.
Đối với lực lượng vũ trang, Bộ trưởng Bộ Công an và Bộ trưởng Bộ Quốc phòng có trách nhiệm hướng dẫn việc quản lý, sử dụng biên chế công chức thuộc phạm vi quản lý, bảo đảm phù hợp với đặc thù của từng lực lượng.
Nghị định số 405/2026/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 11/11/2026.
QUANG HUY (tổng hợp)
