Từ ngày 22-5, người dân có thể yêu cầu các cơ quan quản lý chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ tài liệu thay vì bản giấy như trước đây.

  Ảnh: Duy Thính

- Đề nghị đồng chí cho biết, thế nào là bản sao điện tử, cấp bản sao điện tử từ sổ gốc,  chứng thực bản sao điện tử từ bản chính?

- Điều 3, Nghị định 45 quy định bản sao điện tử là bản chụp dưới dạng điện tử từ bản chính dạng văn bản giấy hoặc tập tin có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc, bản chính dạng văn bản giấy. Cấp bản sao điện tử từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao điện tử. Bản sao điện tử từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính.

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 45, từ ngày 22-5, thay vì cấp bản sao bằng giấy, tổ chức, cá nhân được yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp bản sao điện tử đối với các loại giấy tờ, tài liệu chưa được số hóa, lưu trữ, kết nối, chia sẻ với cổng dịch vụ công quốc gia, cổng dịch vụ công, hệ thống thông tin “một cửa” điện tử cấp bộ, cấp tỉnh.

- Người dân khi có nhu cầu cần làm gì để được cấp bản sao điện tử?

- Bản sao điện tử được cấp theo 2 cách, gồm cấp bản sao điện tử từ sổ gốc và chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, tài liệu. Với trường hợp cấp bản sao từ sổ gốc, cơ quan chức năng căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao điện tử có chữ ký số của cơ quan cho người yêu cầu. Bản sao này có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Với trường hợp chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, tổ chức, cá nhân xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu làm cơ sở để chứng thực bản sao. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính, nhận lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính và thực hiện ký số của người chứng thực, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực. Tương tự, bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy cũng có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Trong trường hợp bản chính giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

 Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao điện tử gửi bản sao điện tử đã được ký số vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó tại Cổng dịch vụ công quốc gia. Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, cơ quan có thẩm quyền gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp.

- Để thực hiện thống nhất trên địa bàn thành phố, Sở Tư pháp có kế hoạch triển khai thực hiện nghị định như thế nào?

- Nghị định 45 của Chính phủvề thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử góp phần hoàn thiện thể chế, tạo cơ sở pháp lý đầy đủ, toàn diện cho việc triển khai xây dựng, phát triển chính quyền điện tử. Đây cũng là lần đầu, pháp luật Việt Nam ghi nhận giá trị pháp lý của thủ tục trực tuyến, kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử, công nhận hồ sơ chữ ký số của doanh nghiệp, người dân. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người dân, doanh nghiệp như: tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí và bảo đảm sự bình đẳng, khách quan, công khai, minh bạch, an toàn thông tin. Đồng thời bản sao điện tử có giá trị pháp lý như các hình thức khác theo quy định của pháp luật, giảm bớt các loại hồ sơ giấy cũng như các quy trình giao dịch trực tiếp với cơ quan nhà nước, thúc đẩy giao dịch điện tử, góp phần xây dựng nền kinh tế số đáp ứng sự phát triển trong thời đại 4.0.

Hiện nay, Sở Tư pháp đang soạn thảo sổ tay nghiệp vụ chứng thực trong đó có hướng dẫn các địa phương, đơn vị thực hiện thống nhất việc cấp bản sao điện tử từ sổ gốc và chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ tài liệu. Dự kiến trong tháng 6 sẽ phát hành tập tài liệu. Quá trình triển khai nếu có phát sinh khó khăn, vướng mắc, Sở Tư pháp sẽ kịp thời nắm bắt để hướng dẫn các địa phương tháo gỡ, giải quyết.

- Trân trọng cảm ơn đồng chí.