Phân tích rõ những vướng mắc chung, Sở Thông tin và Truyền thông lập tức thông tin bằng văn bản, đề nghị các đơn vị thực hiện ngay một số quy định, thống nhất các nguyên tắc chung trong quá trình số hóa hồ sơ. Cụ thể, yêu cầu hồ sơ được giải quyết xong phải đính kèm file kết quả điện tử; hồ sơ bị từ chối tiếp nhận phải đính kèm Phiếu từ chối tiếp nhận xử lý hồ sơ theo mẫu; hồ sơ có yêu cầu bổ sung phải đính kèm phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo mẫu quy định. Đồng thời, công dân, tổ chức nộp hồ sơ trực tuyến hoặc được cán bộ tiếp nhận trực tiếp trên hệ thống bắt buộc có thành phần hồ sơ; cán bộ công chức, viên chức khi tiếp nhận phải ký số thành phần hồ sơ. 

Đây là những quy định chung, tạo sự thống nhất trong triển khai thực hiện, là căn cứ quan trọng để cán bộ, công chức các đơn vị, địa phương nắm rõ, cụ thể, chi tiết các khâu công việc, làm, tránh sót lọt, thiếu bước, sai quy trình, bảo đảm thành phần hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính được cập nhật kịp thời trên hệ thống, góp phần cải thiện các chỉ số Dịch vụ công trực tuyến, số hoá hồ sơ của toàn thành phố trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.